二、对文章要素的琢磨。陆游说：功夫在诗外。一篇公文作为一个完整的有机体，既包含了立意、标题、语言、内容、结构等“诗内要素”，也包含了对领导意图、行文对象、政策法规、业务事项和实施效果的琢磨等“诗外功夫”，缺失其中任何一环，都难以写出言必有中的高质量的公文来。一是对文章立意的琢磨。公文作为一种政策性很强的行政工具，必须始终坚持正确的政治方向，体现较高的思想境界和价值取向。为了增强公文的权威性和说服力，写作者不妨站得高些，看得远些，挖得深些，要紧扣时下从中央到地方的大政方针，重点在突出公文的政治性、时效性和针对性上进行琢磨。能否把要表达的事项与大政方针有机结合起来，体现的不只是公文的质量，更是公文不同的档次和境界。二是对文章标题的琢磨。标题犹如贯穿全文的“红线”，串起了散乱的“珠玉”。因此，标题宜明，醒目了然，让人一看即知大概；宜精，言简意赅，以少少许胜多多许；宜新，想人所未想，道人所未道，让人过目难忘；宜朴，文字当如“清水出芙蓉，天然去雕饰”，一一尽当出之于素净典雅，不故作艰深，不望文生义，否则颇费人思，味同嚼蜡。三是对文章语言的琢磨。“皮之不存，毛将焉附”，较之内容的“血肉”，语言正如公文的“皮毛”，首先要光鲜，别具一格；其次要规范，符合公文的文种体例要求；再次要准确，公文的文字戒虚，戒浮，戒空，戒涩，戒飘，要能准确表达写作的意图；最后要精到，著下一字，语意尽活，绝不多落一墨，也不处处“留白”，“增之一分则太赤，减之一分则太白”当是公文语言的最高追求。四是对文章内容的琢磨。文章内容如人之“血肉”，必须厚实鲜活。其实，前面文章标题成型的过程，已开始了对文章内容的梳理和筛选，此时只不过要将确定“内容”放进合适的标题“箩筐”内。对内容的琢磨要坚持“五原则”：目的性原则，“语言为内容服务，内容为立意服务”，凡是文章立意所需要的，都是表述的重点；操作性原则，规范也好，活动也罢，都必须具备可实施的具体举措、方法、过程等详细“路线图”，坐而论道、言不达意就失去了行文的意义；丰赡性原则，对要交代的情况，要采取的措施，要达到的目的要求以及要采取的步骤，都必须作详尽的陈述，血肉丰满，甚至纤毫毕现；规范性原则，文章的内容必须符合行文的规范要求以及相关法律制度的规定，不能自说自话，信马由缰；真实性原则，文章所反映的事实情况必须真实、确凿，与生活相符，与现状吻合。五是对文章结构的琢磨。文章的结构体现在文章的段落、线索、照应、关联等要素中，正如房屋的梁柱，必须轮廓清楚，“丁是丁，卯是卯”，不能“眉毛胡子一把抓”，因此必须纲举目张，清晰明了；必须支撑有力，能一肩“挑”起文章的所有内容，使其各归其位，各臻其妙，细到每一个字都能发挥它的价值，因此必须功能完整，有机贯通，缺一不可；必须主次分明，“何为山墙”、“何为狗窦”等，都一目了然，定位清楚，否则就走了形跑了调，因此必须繁简得宜，张弛有度。六是对领导意图的琢磨。领导意图有时对一篇公文的成文至关重要。各级领导作为机关事务的决策着，既有着丰富的政策理论水平，又在相当程度上代表了行政实施的意图和政策贯彻的方向，因此，深入细致地琢磨领导意图并创造性地兼收并蓄，往往能使公文写作收到事倍功半之效。七是对现实状况的琢磨。这里的“现实状况”包括行文对象、社会发展状况等。加强对这些影响因素的研究和琢磨，有助于突出行文的针对性，提高行文实施的效率。八是对政策法规的琢磨。写作者对行文相关的政策法规，包括党的方针政策、法律制度以及行业规范等，即使囿于所限，不能有十分专业的了解，但也必须有方向性的了解，至少不能与上位的法律法规以及规章制度相抵触，否则，文笔再优美、举措再创新的公文都是一纸空文，迟早要引发矛盾，被明令废止。九是对业务事项的琢磨。对公文所涉及相关业务的熟悉程度，决定了公文写作的成败。比如，你要写有关城市渣土整治的管理制度，事先就必须了解城市渣土管理的现状、存在问题以及目前已经采取的管控举措等，甚至要亲身实践并进行深入细致的调查研究，否则只能是隔靴搔痒，离题万里。因此，公文的执笔人不仅是“笔墨高手”，更是“业务行家”。十是对实施效果的琢磨。这是一种以结果倒逼行为的做法，是一种“前馈控制”。写公文正如走路，虽然公文尚未出台，但“风物长宜放眼量”，不仅要看到公文实施的直接效果，更要看到行业的发展和形势的变化。如果只是看到眼前很小的“一步”，那就“举步维艰”，公文的效用也大打折扣；如果能放远视线，多看出去几步甚至几十步，那就“前路畅通”，不仅增强了公文自身的针对性、时效性，也大大节约了公文起草和实施的成本，将“短视”的副作用降至最低，有利于事业的高效和良性发展。所以，公文写作者往往必须具备较为广博的视角。前瞻性，这是公文写作的题中应有之义。
三、对写作过程的琢磨。公文成文的过程，既艰辛也复杂，“一着不细”则“全盘皆输”。因此，公文如何写就，如写作者的确定、可否需要调研，等等，看似无关紧要，实则事关全局，也应细加琢磨。一要琢磨参与对象。有的公文不是一人就能完成的，要吸收哪些人参与研讨和写作，必须反复推敲。一个经验丰富、优势互补的写作团队，往往有助于公文的成文和见效。二要琢磨调研事项。闭门造车对公文写作来说肯定是不行的。公文写作者不可能全知全能，更不能靠自己“灵光一闪”，就能够“毕其功于一役”，写作中遇到的难题和困境，就必须有赖于调研来解决。因此，去哪里调研，调研什么，以及向谁调研，等等，都必须琢磨，这是公文写作中的必修课。三要琢磨实施条件。公文的实施，其目的在于调动可能的人、财、物、房等资源，为既定的目标任务服务。至于人、财、物支撑的渠道以及实现的程度，都必须琢磨，否则会影响公文实际执行的效果，有违初衷。
房立洲
代拟稿，顾名思义，就是代为拟写的讲话稿。由于机关工作需要，文秘人员给各级领导代写讲话稿是常有的事。笔者以为，代拟稿是机关文稿写作中最为常见、最有分量、最体现水平的文稿写作之一。但给领导代拟讲话稿不同于自拟稿。这里的“代”，要求文秘人员一方面要借手中之笔“代”领导“说话”，更要“借”领导之口“代”部门“说话”。因此，文秘人员必须悉心研习代拟稿之“代”和“拟”的艺术。
一、“代”的要求
代拟稿写作中，由于撰写人是完全站在领导的角度来评述事实、分析问题、发表看法、部署工作、提出希望的，因此，在讲话的角度、语气、内容、气势等方面都必须迥异于自拟稿。“代”的最大特色是“客串主位”，最高要求是言必有中，最佳效果是“宛由己作”。大致说来，代拟稿写作要把握好“六度”：
（一）旋转角度。拟稿人一提起笔来，就要彻底“忘掉”自己，“关起门来当领导”，及时将表达角度“旋转”至一个适当的位置，广博而灵巧，务实又新鲜，自始至终都要力求符合领导的身份，神似领导的口吻，展示领导的识见，体现领导的气度，切不可自说自话，露出身份抵牾的破绽来。如下面这段上级领导参加下属部门工作会议的讲话：很高兴参加××的年度工作会议。今天会议的内容很丰富，开得很成功。我市××工作之所以一年一小步，三年一大步，取得今天这样的成绩，离不开大家的共同努力。字里行间俨然是领导的口吻和架势，全然不见撰稿人的”蛛丝马迹”。
（二）提升高度。领导是一步步从基层“干”到领导位置的，因之在看问题的视野、理事情的思路以及定决策的魄力等方面自有高出侪辈的过人之处。文秘人员要努力将文稿写作与国家的大政方针、行业的发展前沿以及社会的关注热点等有机结合起来，并在写作积累中不断提升境界和层次。如在一次治水行动动员讲话代拟稿中，笔者从如下方面分析治水工作的重要性紧迫性：历任省市领导对治水工作有着殷切的期盼；发展转型升级对治水工作有着迫切的期待；百姓幸福生活对治水工作有着热切的期望；国际城市定位对治水工作有着深切的期求，个中“高度”，可见端倪。
（三）拓展宽度。领导往往是对着很多部门的，部门间事务也大多犬牙交错的。因此，撰稿人一定要“跳出三界之外，不在五行之中”，既要紧扣“本部门工作”这一写作重点，又要兼顾其他部门的“兴趣点”，切记不能因热衷于“抢镜”而错失推进工作的极佳机会。如一次新任市长来调研，市政府相关职能部门都参加，笔者在代拟稿中既充分体现了本单位领导的意图，又“想方设法”在文中把参会的主要部分都“表扬”了一下子，落了个“皆大欢喜”。
（四）加大力度。代拟稿写作是以领导的身份肯定成绩、指出问题、部署工作和提出要求的，肯定成绩要实事求是，指出问题要一阵见血，部署工作要斩钉截铁，提出要求要不容置疑，这就要求代拟稿的“口吻”要忌软、忌虚，忌空，忌飘，显示出语气的“硬度”、执行的力度和推进的强度。如在一篇布置治污水的领导讲话代拟稿中，笔者写到：在这场攻坚战中，在座各位都来自政府职能部门，都是主力军，都是中坚力量，都责无旁贷，我们一定要以铁的意志、铁的决心、铁的手段，齐心协力地把治水工作抓实，抓好，抓出成效。
（五）务求精度。这里的“精度”包括两个方面：一是领导想讲什么要清楚，否则，辛苦的写作会因内容不对路、不对味而变成“白忙活”；二是想让领导“讲什么”也要清楚，本部门的新亮点、本次会议的着重点等，都必须研究透彻，万不可因笔头的“准星”不够而“有违部门意，空悲切”。
（六）调控浓度。“感人心者，莫先乎情”。代拟稿要产生广泛共鸣，必须“以情动人”，让“情”占有一定的“戏份”。而代拟稿的情感正如发光的宝石，散缀在听众因如话家常而增强的亲近感、因推心置腹而消除的距离感、因关爱备至而提升的尊严感以及因赞赏有加而升腾的自豪感中。如在一次年度报告中，笔者的代拟稿中如此赞扬有关部门：拆的问题、堵的问题、水的问题、气的问题、垃圾的问题，每一项都是难啃的骨头，每一项都深受领导关注、百姓关注、媒体关注。在这些难题面前，市区城管部门做到不等不靠，提前行动，主动对接。一系列的短句，既铿锵有力，又感情饱满。
二、“代”的艺术
为了充分体现上述“六度”，撰稿人必须在动笔之前做好“代”拟的各项准备，包括成绩怎么看、问题怎么想、下步怎么办、话头怎么提等，力求“代”之务实、贴切、新颖。
（一）“代”思。《诗经·国风·卫风》云：如切如磋，如琢如磨。思考过程也即成文过程。领导在会议上要肯定什么、批评什么，会提什么要求、讲话中会遇到什么问题等，文秘人员都要思之再三，反复琢磨，查验校核，想领导所能想，才能洞若观火，“代”到领导心坎上。由于拟写时思考不周，笔者也曾出过一些疏漏，被审稿的领导问得无言以对。那次是代拟一个向市政府领导汇报城管信息化工作的讲话稿，下面部门送上来的原始材料里涉及物联网、云计算、数字城管、智慧城管等技术名词，笔者不明就里就照“贴”不误，结果引来了审稿领导的一连串发问：什么叫物联网？什么叫云计算？什么叫数字城管？什么叫智慧城管？有数字城管了，为什么还要发展智慧城管？一问三不知的我，当时恨不得立马找个地缝钻进。有了这次的惨痛教训，再以后我就“乖巧”多了。在一次迎接外地考察团的讲话中，外地领导还就着稿子问及我市环卫保洁市场化的缘由、机制、优势等情况（并不在原先的考察提纲之列），由于我事先做了详尽的准备，主持的领导（并不分管）口若悬河，对答如流，事后还“狠狠”地表扬了我一番。
（二）“代”访。代拟人要尽量站在领导的高度，本着严谨、审慎的态度，成稿前就相关事项走访相关部门和人员，摸清进展程度和存在问题，核实相关数据，搜集业务信息，把握发展动态，力求领导讲话有理有据，有血有肉，有声有色。如一次市里的领导要调研“五水共治”（防洪水，排涝水，抓节水，治污水，保供水）工作的进展情况，为了把我部门领导的汇报稿写好，笔者一连几天都马不停蹄地奔往各个项目工地现场踏勘，全面摸清了管网疏浚、积水点改造、河道清淤等各个工程的进展情况、实施难度等，不仅核验了相关情况，为领导省心不少，也提高了写作的精度。
（三）“代”研。领导在讲话中往往要分析问题，提出要求，指明方向。然而，工作中有哪些问题，什么原因，如何解决，需要什么条件，以及下步如何发展等，都需要事先进行研究。研究越充分，就越能高屋建瓴，有的放矢。而且，这些问题有的是笔者也看得出的，有的则是专业部门才掌握的；有的是这个场合可以讲的，而那个场合是不适宜讲的。就笔者所供职的城管部门来说，职责相当广泛，内容十分庞杂，优势和亮点固然不少，但问题也可以轻而易举地说上半天，但到底哪些才是真正要在讲话稿中陈述的问题？你不可能竹筒倒豆子，一股脑儿地倾泻而下。“存在问题”部分是讲话稿中篇幅相对较短的部分，但却是最难写的部分之一，而难就难在问题的取舍。笔者一贯的做法有二：一是遍览各相关单位报送的材料，通过层层筛选，最终圈定几个自己感觉切中要害、适宜言说的问题；二是牵头组织相关部门人员研究讨论，集思广益，提交自己初步的意向报领导审定。
（四）“代”拟。万事俱备，只欠一“拟”。“拟”是代拟稿写作的核心工序。“代”拟要成功，须注意以下四个方面：一是繁简得宜。那些最为领导关注的兴趣点、最能体现部门特色的创新点、最需领导推进的“淤塞点”，下笔时应当“泼墨如云”，尽情挥洒，除此则应删繁就简，以少总多了。二是开阖自如。领导讲话稿往往高屋建瓴，汪洋恣肆，排奡有力。既可以旁征博引，“上天入地”，信口拈来；又不能信马由缰，离题万里。放得出去，必须收得回来。三是虚实相生。代拟稿写作，既要有来自鲜活素材的“干货”，也要有取自引述、推测、想象等的“鲜蔬”，“虚”以“实”为旨归，“实”因“虚”而增色，如此才能血肉丰满，形神兼备。四是雅俗共赏。雄论滔滔、辞采涣涣固然好，但如果能多一些接地气的话，多一些为群众所喜闻乐见的乡谚俚语，无疑会增进讲稿的感染力。
（五）“代”讲。领导讲话无异于一场演出，能否取得预期效果，直接取决于代拟稿质量。因此，撰写人要以高度负责的态度，通过“预演”来字斟句酌，查找问题，不放过文字、标点、节奏、语感等任何细节，确保不出任何纰漏。笔者写稿的体验是：在正式成稿送审前，喜好自己关起门来照着稿子放声诵读几遍，必要时甚至拉一二文友当热心听众，请他们指出文稿的不足。一般来说，很拗口的措辞，语意上的小“纰漏”、长句表达的累赘感等，都会在字敲句打中无所遁形，纤毫毕现。
（原载《应用写作》）
房立洲卜珺
“结构”原为建筑学术语，后来借用到写作上，主要指文章的“谋篇”、“布局”。一座建筑的结构是否美观、牢固，在于它的设计精巧、基础坚实、构件完整、连结紧密等。而一篇公文的结构是否紧密“无缝”，像“篱笆”那样“牢不可破”，同样离不开新颖的构思、严密的逻辑、完整的构造和有机的关联。归结起来，笔者以为主要是“八字八法”。
一、“八字诀”
我们知道，“篱笆”是用一条或多条线绳将一根根的木杆（或竹竿等）按原先“设计”的形状编结在一起的，有时为了更牢固些，还将木杆埋入挖开的泥土里，踩实。由此推之，一篇公文的结构要紧密、牢固和无懈可击，就必须做到尖、平、圆、齐、实、紧、通、巧。
（一）尖。就是要重点突出。正如一幢建筑得有它的主体部分一样，任何一篇公文也应有各自要表述的重点，犹如“冰山一角”，突出在文章语言的“海洋”之上。当然，不同的公文有不同的重点，即使是同一文种也会因表达意图的不同而有所侧重。如“汇报材料”的写作，即使是同一项工作，往往也会因“听汇报”对象的不同而有所侧重。比如，就“智慧交通”工作进行汇报，如果“听者”是兄弟城市的同行，那么系统建设运行的情况则要作为介绍的重点；而如果听取汇报的为本市上级政府领导时，则可能要将取得的成效以及与国内同行相比有何特点优势等作为重点。此外，还要根据对方的调研考察主题来安排汇报的重点，具体情况具体对待，不宜一概而论。
（二）平。就是要布局均衡。虽不为“大病”，但一篇公文的同层次结构如果全然不顾及篇幅长短，肥者臃肿，瘦者干瘪，畸轻畸重，委实不美。因此，一篇“精雕细琢”的上乘之作，当讲究结构上的对称美，视觉上的平衡美。如年度报告的写作，在同类型内容的陈述中，要尽量讲究笔墨的厚薄均匀，正如美人妆面，是那样的“肌理细腻骨肉匀”。例如2015年国务院政府工作报告中“对过去一年工作的回顾”共有5部分内容，其中，除第一部分394字略少以外，第二、三、四、五部分分别是639字，663字，589字和514字，总体上就显得比较均衡。
（三）圆。就是要结构完整。正如一排篱笆，不论高低长短，木条、线绳、篱笆门等基本构件要一应俱全，少一根“木条”都会发生“跑冒滴漏”，正所谓“麻雀虽小，五脏俱全”。公文写作亦如此。任何一篇公文要合乎规范、表意清楚，总要包含标题、开头、主体、正文、落款等“必备”部分。新修编的《2012年党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号）指出，一篇公文的文面结构一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文写作者拟制公文时必须注意公文结构的完整性，确保应有尽有，不可或缺。
（四）齐。就是要思想统一。任何一篇公文都有特定的写作目的，也就是要有一个集中统一的主题思想。对于文章的主题来说，用以表现佐证的材料好似“彩珠”，务须“珠落玉盘”、“一线串之”，否则会撒落一地，“失去魂魄”。公文写作是一种目的性很强的写作，简明高效是其生命所在，对于公文写作中散兵游勇、天马行空、“旁逸斜出”式的“漫谈”，必须像对待田间稗草一样坚决除之。“下笔千言，离题万里”是公文写作的“大忌”。如某作者写的《实施方案》中有这么一段：“加快智慧××建设，实施智慧城市××是创新社会治理方式、深化‘美丽××’建设的新路径。根据党的十八届三中全会精神，要全面推进××化服务管理，提高××服务群众、解决诉求、化解矛盾的能力。通过智慧××建设，搭建智慧××平台，切实加强创新社会治理方式，深化基层组织和技术保障，能够确保各项工作‘接地气’，是推进‘美丽××’建设的重大举措”。显而易见，文章的内容和标题不是太“合调”，前文的“智慧××建设，实施智慧城市××”和“创新社会治理方式、深化‘美丽××’建设”没有紧密的关联，有些言不及义，不知所云。
（五）实。就是要血肉丰满。篱笆要牢靠，基础最重要。这里的“基础”，即是指“连成一排”的“木条”要结实，埋入“地面”部分要踩实。就公文写作而言，结构的“实”需要通过以下几方面加以表现：一是观点要和主旨相吻合，否则语言再多也等于“放空枪”；二是观点要和实际相吻合，否则论调再新也是“唱高调”；三是观点要和材料相吻合，否则笔墨再浓也是“弹棉花”。如一位治水部门领导在一次内部部署具体治水工作会议上强调“治水重要性”时如此说：“中央省市领导对××治水工作有着殷切的期盼；发展转型升级对××治水工作有着迫切的期待；百姓幸福生活对××治水工作有着热切的期望；国际城市定位对××治水工作有着深切的期求”。这段话如果放在全市治水工作会议上由市长来讲确实是高屋建瓴、审时度势，但在一个部门会议上讲确实有点“高射炮打蚊子”，太不“合调”，显得不伦不类。
（六）紧。就是要环环相扣。编织篱笆唯有求“紧”，也就是做到致密紧凑，衔接无缝，才能俭省、牢靠。而对于公文写作来说，“致密”要求文章结构安排既要“疏处能跑马”，也要“密处难容针”，挤掉多余的水分，“烘干”虚浮的“泡泡”；“紧凑”就是要求文章段与段、句与句以及不同内容之间，要像齿轮那样紧相扣连，注意逻辑的严密性，使有限的语言空间尽可能多地装填实质性内容。“衔接无缝”就是注意语意安排的过渡和照应，正如用来砌墙的泥灰和编制篱笆的线绳，将文章的不同部分连结为一个有机的整体。如某作者写的《关于推进××建设工作的实施方案》如此安排文章的结构：一、总体思路；二、重要意义；三、基本原则；四、主要任务；五、推进步骤；六、工作要求。可以看出，这六大内容实际包含四方面内容:一是总的描述，二是写为什么做，三、四、五是讲如何做，六是写怎样才能做好，在结构安排是宛如层层剥笋，逻辑上是严密的。
（七）通。就是要气韵贯通。建筑结构再复杂，也要四通八达。篱笆也如此，不仅做篱笆的木条（或其他材质）之间要“连通”，园内与园外、菜畦与菜畦之间也要“贯通”。中国古代哲学很讲究“气韵”，这在书法、绘画、武术、医学等学科中都有体现，而文学写作方面代表的观点更是有曹丕的“文气说”、苏轼的“辞达说”等。“气”作为一种看不见、摸不着而又确实存在的东西“贯注”于文章的肌体内，推动着文章思路的演化。有了一定写作经验的作者往往能感觉到“文气”的存在。文章有“气”，才能珠玉流转，形神兼备、别有一番“味外之旨，韵外之趣”。古人云“痛则不通，通则不痛”。我们常说“文从字顺”，就公文结构安排而言，“气”要“通”，首先文句要通顺、畅达，尽量少用生僻字、拗口字；其次，思路要清晰，正如编制篱笆要一根木条挨着一根木条地编，编好了一排接着编下一排，同类材质的要尽量编在一起，切不可横生“枝节”，不分风格、类别、层次地“眉毛胡子一把抓”，否则正如在建筑门口措置了一块巨石，焉有能通之理？第三要借势发力，顺“势”而下，因“理”而成，不能像文学写作那样“盘马弯弓故不发”、“王顾左右而言他”。如要给上级关于推进经济社会新发展的汇报材料，一作者如此安排结构：一、夯实基础篇；二、翻开发展篇；三、书写效用篇；四、谋划转型篇。从“基础”、到“发展”、“效用”、“转型”，环环相扣、层层递进，一脉贯通，自然承接，眼到手到，心到“气”到，如有汩汩清泉，于作者运思之际淙淙流泻。
（八）巧。就是要构思奇崛。“看似平常最奇崛，成如容易却艰辛”。结构精巧的建筑，如悉尼歌剧院、古罗马斗兽场为什么能扬名寰宇，成为建筑经典，就在于其“巧”。细度之，“篱笆”结构之“巧”在于布局之巧、造型之巧、编织之巧、因势之巧、造景之巧等。由此观之，一篇公文的结构要产生夺人心魄的力量，务须在结构的每个环节上下足功夫。一是标题要巧。如实体商店拒当网店“试衣间”、埃及大饼的“政治经济学”等，形象明了，具有很强的视觉冲击力。二是布局之巧。如要拟写《关于我市××系统转型升级的设想》这样一篇给上级的汇报材料，笔者以为在结构安排上至少要回答三个问题：一、为什么要转型升级（必要性）？二、转型升级是否可行（可能性）？三、如何转型升级（设想做法）？但有作者是如此安排结构的：一、我市××系统运行情况；二、兄弟城市的经验借鉴；三、我市××系统转型升级的设想。很显然，这样的布局有些文不对题，不合情理。三是照应之巧。如一公文用四个“之路”描述××系统建设的特征：采取政府“花钱买信息”、“养事不养人”的做法，在××上坚持走市场化创新之路；弱化“行政化”，搭建“新××”，在××上坚持走“协同作战”之路；依托“××网”，努力降本增效，在××建设上坚持走资源整合之路；立足“大××”，下好“一盘棋”，在统筹城乡上初步走出××建设之路。四是用“技”之巧。如在拟写标题时运用排比、对仗、比喻等。
二、“八常法”
公文结构安排方法历来说法不一，难以尽数。从内外布局来看，公文的结构包括形诸视觉的文面结构和触及思维的语意逻辑结构。这里，笔者结合自身公文写作实践，罗列八种较具代表性的结构样式如下：
（一）立柱型结构。所谓“立柱型结构”，就是文章的头、腹、尾连成一体，换言之，就是一文一段，一般见之于篇段合一的公文，这类体式主要适用于：命令（令）、公告，内容简单的决定、决议、函及批复等。一些内容单一的事务性公文也有类似的情况，如相关情况动态：
贴心××APP成为市民参与城市治理有效平台
去年4月，××局推出集便民服务、市民互动、宣传引导为一体的贴心××APP手机应用系统，一期项目包括“找找×位”、“××未缴费查询”等10个功能板块。截至今年4月，APP运行满一年，注册人员××人，响应服务需求××万余次，市民通过客户端上报问题××件，及时处置率达××%。目前，二期项目正在加紧建设，将新增××事项查询、××信息推送、××费在线补缴等功能，计划于×月底完成。
（二）池塘型结构。所谓“池塘型结构”，就是围绕中心形成的环状或圆形的“包围型”结构。它的基本思路是围绕“池塘”，由一“原点”出发，其间笔锋多次“转折”，最终又回到出发点的过程。一般见之于调研报告。如《关于生态×省视域下大中城市“垃圾围城”治理对策研究》：
近年来，随着×省经济、社会的迅速发展，城市化进程进一步加快，其间频繁的撤村建居、旧城改造使城市面貌不断更新，房屋类建筑使用时间缩短到30年左右（为设计寿命的一半，只有国外建筑寿命的三分之一）。短命的建筑消耗了巨量的砖块、水泥、钢筋等建筑材料，透支了子孙后代的资源能源；建筑拆除后产生大量的废弃物，不仅占用大量的堆放土地，进一步加重交通的压力，而消纳不当也恶化了城市及周边的生态环境，省内一些大中城市甚至产生“垃圾围城”之困。如何处理不断增加的建筑废弃物，已成为“生态浙江”建设面临的重大课题。
一、“生态×省”语境下的“渣土围城”之困
（一）影响城市景观。
（二）浪费城市土地。
（三）污染城市环境。
（四）破坏城市稳定。
（五）折冲城市发展。
二、×省建筑废弃物治理的主要问题
（一）行政监管盲区多
（二）环境受损影响大
（三）资源回收利用低
三、建筑废弃物治理的成功范例
（一）异地消纳：建筑废弃物处理的×市经验
（二）回收利用：国外经验和省情使然
四、建筑废弃物的治理对策
（略）
从提出“困境”、分析问题，到最终提出对策，按照“提出问题——分析问题——解决问题”的思路一路“走笔”，“腾挪转让”，最终对开头的“困境”和问题做出了针对性回答，又回到了“原点”，形成了一个“环”状结构。
（三）叠加型结构。所谓“叠加型结构”，就是围绕一个中心线索，以某个数字标题为起点，然后每个章节的内容在数字上逐个累加的结构形式。这种形式层次明了，便于掌握，也比较常用。如《在×××年××系统××动员大会上的表态发言》：
大家下午好！眼下，一年一度的“××”工作又到了关键的冲刺阶段。往年“××”的纠结和阵痛，又在悄悄袭上我们的心头。今年的“××”能否收获突破的喜悦和进位的成功，固然离不开长期的努力和日常的付出，但最后一搏也尤为关键，需要我们每一个责任单位和全体人员的共同努力。刚才×××主任宣读了××争创满意单位活动方案，可以说是拉开了今年“××”收官工作的序幕，挥起了从紧从实做好年内“××”各项工作的指挥棒，更是向我们打响了“××”百米冲刺的发令枪。全力以赴抓好“××”，既是××系统当前压倒一切的中心任务，也是每个部门和直属单位抓好年内各项目标的重中之重。根据“××”工作的总体要求和具体部署，对照年初下达的“××”工作任务，我代表××在这里作郑重表态：
一、认清形势，实现“一个统一”
二、突出重点，落实“两个紧扣”
一是紧扣当前“××”工作中心任务，落实“××”责任。二是紧扣××工作热难点，接长“××”短板。
三、发挥优势，做好“三份答卷”
（一）答好“目标任务卷”，确保不失责任分。
（二）答好“社情民意卷”，努力增加基础分。
（三）答好“特色创新卷”，赢取创满附加分。
上文中三个部分分别用“一个统一”、“两个紧扣”、“三份答卷”作为标题，其中“一”、“二”、“三”在数字上形成叠加，层次严谨清楚，“篱笆”扎的很紧。
（四）橄榄型结构。所谓“橄榄型结构”，就是头尾小，中间大，这种是一种比较常见的结构类型。如某单位迎接上级领导视察的一篇汇报材料《关于××市××工作情况汇报》结构：
尊敬的××，各位领导、专家：
大家下午好！首先，非常感谢×××在百忙中率××视察指导××工作。
（简介）从××年××月成为××至今，我市××工作在探索和创新中走过了×年历程。这×年中，……
我下面的汇报主要有三个部分：第一，我市××工作主要特点；第二，我市××建设的初步实践；第三，我市××工作的新探索。
一、我市××工作主要特点。（一）采取……，走出……之路。（二）采取……，走出……之路。（三）采取……，走出……之路。（四）采取……，走出……之路。
二、我市××建设的初步成效。（一）夯实“基础篇”。（二）翻开“发展篇”。（三）书写“效用篇”。
三、我市××工作的新探索。
可见，前文的“简介”和第三部分相对简略，而中间的“特点”和“成效”部分“块头”比较大，是文章的核心部分，文章结构呈明显的两头小、中间大的“橄榄型”结构。
（五）竹笋型结构。所谓“竹笋型结构”，就是将最实质的部分“包”在最里面，通过一层一层地“剥”开“外皮”，通过对现象的深入阐析，直至揭示事物的本质。请看《关于在我市中小学生中恢复写毛笔字的建议》一文：
关于在我市中小学生中恢复写毛笔字的建议
汉字能作为一种艺术只有中国。世界上独一无二，可谓国粹，也是国人引以自豪的一种艺术。它如同京剧艺术，乃国之精萃。
然而，在电脑科技高度发展的今天，人们似乎忘却了为国人骄傲的书法，青少年学生不知道书法是何物，许多中小学生不要说书法，就连基本的汉字也写不好，电脑打字已取代了手写字。长此以往，孩子们普通汉字也不会写，即使会写也东倒西歪，不成体统，甚至连大学本科生、硕士生、博士生写出的汉字也令人啧舌。更有甚者，我们的教育主管部门对此情况也熟视无睹，中小学校已取消学生写字课，如果任其发展，我们将数典忘祖，丢掉我们的传统文化精髓，这是很可怕的事情。我们的民族是世界上文化发展最优秀的民族，而作为汉字，它不仅是承载记录历史的工具，而且发展成为一种艺术。人们常说，民族的，才是世界的。作为世界独特的一种艺术形式，我们无理由不重视、不保留、不发展，更不能在我们科技高度发展的今天消失。
2011年8月2日，教育部下发了《关于关于中小学开展书法教育的意见》，文件对如何开展中小学生书法教育进行了全面的规定，目前在我国许多省份已在中小学生中开设写字课。广东省已有省编中小学生写字课教材，并已在全省恢复中小学生中写毛笔字。
据悉，目前在其他省份已在中小学生中开设写字课。广东省已有省编中小学生写字课教材，并已在全省恢复中小学生中写毛笔字。
“建议项城市在小学和初中开设书法课，并列为必修课，每周至少开课一课时。”
因此，我们希望教育主管部门要以高度的历史责任感和使命感，提高认识，制定规划，尽快在全省中小学中恢复写字课教学。
上文的结构基本是按为什么要重视书法——书法在今天“受冷遇”的严峻问题及其后果——重视书法的重要意义各方面重视书法的实际行动——建议恢复写字课（这是根本目的，卒章显志）的顺序推进的，而最后的“建议”才是文章的“笋心”所在。
（六）帽缨型结构。所谓“帽缨型结构”，就是围绕“一条线，一条一条地进行分述，各条之间是对等的并列关系，就像一根根垂挂在“帽檐”下的“流苏”，类似于总分结构。如下文：
关于××市经济发展的金融环境情况汇报
尊敬的××主席，各位领导：
今天，×主席等省领导一行亲临××检查指导工作，这对我们是一个极大的鞭策和鼓舞。在此，我谨代表××市委、市政府对×主席一行表示热烈的欢迎和衷心的感谢！下面，我汇报三个问题：
一、关于我市2010年经济发展情况及2011年经济工作安排
2010年，在省委、省政府的正确领导下，我们坚持以党的十七大精神为指导，认真贯彻落实科学发展观，坚定不移地推进结构调整，坚定不移地深化改革扩大开放，坚定不移地狠抓项目建设和各项工作落实，全面和超额完成了年度计划和“十五”计划的各项目标任务。
（一）经济发展的各项主要指标再创历史新高。全市生产总值完成362亿元，比上年增长12.9%......
（二）工业经济全面提速增效。2010年，全市规模以上工业总产值达到378.38亿元，比上年增长32.8%......
（三）农村经济稳步发展。取消了农业税和农业特产税，积极落实各项惠农政策，充分调动了农民种粮积极性……
（四）招商引资和项目建设力度加大。全市组织实施项目546个，比上年增长86.3%，总投资5000万元以上项目90个，比上年增长28.6%......
（五）各项改革深入推进。冶钢等企业改制工作基本完成，下放城区的中小企业改制基本到位……
（六）和谐××建设稳步推进。加大政策支持、财政投入和工作力度，有力地促进了社会事业发展……
2010年是实施“十二五”规划的第一年。按照推动经济社会又快又好发展的要求，我们确定今年全市经济发展的主要预期目标是：......。围绕上述目标，我们将突出抓好以下五个方面的工作：……
上述（一）、（二）、（三）、(四)、(五)、（六）成为了“关于我市2010年经济发展情况及2011年经济工作安排”的“帽缨”。
（七）圆锥型结构。所谓“圆锥型结构”，就是“头轻脚重”，前文篇幅小，言简意赅，后文比重大，极尽铺排陈述之能事，外形酷似一个“圆锥”。请看一年度报告的结构安排：
（第一部分，2014年工作回顾）过去的一年，我们围绕“××、××、××”三大战略……主要体现在“五个新”上：即：××质量有了新提高；××有了新进展；服务保障有了新优化；社会治理有了新拓展；队伍建设有了新成效。
当然，在取得成绩的同时，还存在一些问题……
（第二部分2015年工作任务）……着力抓好“五条线”：第一，要抓住管理创新这条“生命线”，进一步提升运行实效。第二，要抓住服务保障这条“连通线”，进一步提高服务水平。第三，要抓住项目建设这条“基础线”，进一步发挥资源效用。第四，要抓住宣传工作这条“延长线”，进一步展示良好形象。第五，要抓住党建工作这条“中心线”，进一步凝聚工作合力。
上述结构可以图示如下：
三大战略
“五个新”“五条线”
存在问题
（八）蜂窝型结构。所谓“蜂窝型结构”，就是文章的结构错综复杂，不仅不同层次之间相互关联，而且同层次的不同内容也相互关联，形成一种层层相因的关系。请看某篇民主生活会剖析报告结构图：
第一层面：作风建设
第二层面：四个对照七个有之九种现象
第三层面：问题问题问题
第四层面：整治整治整治
全文共四个大的层次，其中，第二个层次的三个内容（“四个对照”、“七个有之”、“九种现象”）是对应上级文件要求的“规定动作”；第三个层次是对应上述三大内容查摆问题；第四个层次是对应上述问题提出整改措施。前后左右都互相关联，形成了错综复杂的“蜂窝状”结构。
当然，公文结构的安排方式远不是上述八种，而且一篇公文的结构安排也不是一种模式，有时可能涉及几种结构方式同时使用的情况，具体要根据实际情况创造性地运用了，以表意和实用为最大目的。
（原载《应用写作》）
房立洲卜珺
《论语子罕第九》：“子绝四，毋意，毋必，毋固，毋我。”意思是：人生立世要杜绝四种不良习气，即：主观臆测、绝对肯定、固执己见和自以为是。即使在今天看来，孔子“四毋说”的谆谆教诲，对我们立德修身仍有普遍的指导意义。
广大秘书同志，作为各级领导的身边人，承担着上下连通、左右协调的重要职责，其一言一行，不只关乎个人的职业水准和形象，也深刻影响着领导决策的走向和事业发展的全局。笔者以为，每一位立志成长为合格乃至优秀秘书的同志，更应恪守“四毋”，做到“四求”。
一、坚持“毋意”，躬行求实。主观臆测，就是未经实践，没有调查和不加思索，往往轻率贸然地下结论、作决断的做法。显而易见，这既是一种只见树木不见森林的思维方式，也是一种轻浮草率、不负责任的工作态度，拍脑袋、想当然、依着“葫芦”不画“瓢”甚至离开“葫芦”也画“瓢”等，都是其典型表现。任何一名秘书，日常工作中倘若不喜研究，不善实践，凡事浅尝辄止，不加分析地以己度人、以此推彼和以偏概全，难免要落入“眉毛胡子一把抓”和“乱弹琴”的泥淖。罔顾事实根据的乱“意”一通，既妨碍自己对人的正确认识和客观评价，还易模糊对事物本来面目和实然状态的认识，也难以形成对事物发展必然趋势的准确预判科学抉择，更取不到秘书工作的“真经”。实践证明，这种怕动脑子、胡乱推度和懒于实践的做法，于己、于人、于事业都是十分有害的。秘书工作千头万绪，每天迎来送往、上传下达，大到参与决策，小到文句斟酌，都有其内在的规律性，来不得半点含糊和妄加猜测。因此，广大秘书同志在日常工作中，要牢固确立起“绝知此事要躬行”的意识，遇人多问一句，对物多看一眼，要多往深处想一想，多到基层走一走，任何时候都不轻信，不盲从，不武断，将一切的工作和工作的一切都建立在实践探求和调查研究的基础上，如此，建言才有准星，落实才有精度，工作才能入扣，也才能成长为一名出色的秘书。
二、坚持“毋必”，辩证求真。从实质上说，坚持“毋必”，并不是主张走“此亦一是非，彼亦一是非”的相对主义路线，那也不是一种积极和科学的人生态度。这里的“必”，是绝对肯定，它忽略了事物发展变化的丰富多样性和永无止境性，堵塞了事物由此及彼的联系通道，这种孤立、静止和片面地看问题的方式，是典型的形而上学做法。秘书作为执行领导决策的中枢，一定要摒弃处事待人“好必之”的简单化、绝对化倾向，准确把握真理发展的相对性和绝对性，切实树立起联系的、发展的和全面地分析和解决问题的辩证思维。比如在实际工作中尊重领导意图、严格执行领导决策是必要的，也符合行政工作的基本原则。客观上说，领导同志由于阅历丰富，往往站得高，看得远，在很多方面都表现出高人一筹的能力和素质，理应得到我们的尊重，其符合实际和客观规律的决策和决断，我们理当不折不扣地坚决执行。但“人无完人”，纵是经风历雨的领导干部，也有其自身的短板和欠缺。因此，我们对领导干部的思想境界和能力素质要秉持“相信而不迷信”的基本观点，既不盲目地肯定一切，“凡是领导同志的决策都是对的”；也不随意地否定一切，“凡是一般同志的意见都是有问题的”。而是要坚持具体问题具体分析，一切以时间、地点和具体情况为转移，既要看到领导同志的不足，也要看到一般同志的长处，在执行政策意见时辅以自己创造性的研究和切中要害的修正，如此才能真正为领导同志须臾不可或缺的参谋助手。其他处事待人莫不如此。
三、坚持“毋固”，圆融求善。随着经济社会的发展，各级领导越发要面对日趋复杂的工作局面，这无疑对秘书工作提出了新的更高要求。秘书，是综合性很强的一个岗位，可谓“事无巨细，汇于一身”。但秘书也是“凡胎肉身”，不可能每事都亲历亲为，更不可能全知全能。如果从更高的标准来审视秘书工作，秘书同志每天都会遇到自己未曾接触或者浑然不懂的新课题。而破解这些新课题的捷径，正在于秘书同志勇于打开自我的天空，砸断狭隘的枷锁，铲除固执己见和固步自封的沉渣，时时处处要察纳雅言，从善如流。为此，首先要摆正自己的位置，认清自己的职责是为了尽可能地给领导提供可资借鉴的决策参考，帮助领导最大程度地从繁杂的日常事务中解脱出来；其次要清醒和准确地认识到自己的不足，切勿“一条道走到黑”、“不撞南墙不回头”，也要善于听取别人一切有益于问题解决和事物发展的好意见、好经验；最后要充分发挥自己的聪明才智，结合自己实际工作的经验，对各方面的意见建议进行一番去粗取精、去伪存真的“深加工”，并在不断的实践中逐步修正和完善，最终形成既能体现各方面意见，又能相对代表领导一贯风格，还能反映事物发展基本走向的领导决策“脚本”，如此秘书，不仅深得领导信赖和基层群众信任，也成功地在两者之间架起了一座沟通的桥梁，当是事业发展中不可多得的人才。
四、坚持“毋我”，谦诚求学。“自以为是”是秘书工作的大忌。一名一切以自我为中心的秘书，往往自视甚高，既看不到自己的不足，更看不到他人的长处，在感情上便容易疏远群众，在工作中也难免脱离实际，喜欢自说自话。同时，长期在领导身边工作的特殊身份，也使一些秘书形成了高高在上的傲气和做派，他们习惯于“拉大旗，作虎皮”，对下吆五喝六，颐指气使，与秘书工作的初衷渐行渐远，甚至走上“权力寻租”的不归路，给领导形象和事业发展都带来十分负面的影响。作为一名新时期的秘书工作者，面对日益纷繁复杂的实际工作，一定要虚怀若谷，把学习放在第一位。首先要对学习的重要性和紧迫性要有深刻的认识。当前，社会发展迅速，知识更新加快，即使知识再渊博、阅历再丰富的秘书也难保不遇到各种瓶颈和短板，唯有通过学习，才能胜任秘书工作，并为领导提供真知灼见。其次要看到自身在知识、阅历以及工作经验方面的极度有限性，在无限丰富的实践和各擅其长的同志面前，时时怀有一颗谦诚学习之心，利用一切珍贵的学习机会弥补不足，提高自己。最后要不断拓展学习的广度和深度。秘书工作“手中一根针，眼中千条线”的岗位特点，要求秘书同志不一定要成为各条线的“专家”，但一定要立志成为什么都懂一点的“杂家”，经济的、历史的、科技的，什么都要学一点，同时，学习的视角要尽可能广一点，领导、同事、工人乃至陌生人都可以成为自己学习的对象，书本、生活、工作中都有自己学习的舞台，如此才能确保日常工作的左右逢源，上下顺畅。此外，秘书要不断总结自身工作的经验，努力熟谙秘书工作的规律，立志成为一名秘书战线上的行家里手。（原载《秘书之友》）
——以××类公文为例
房立洲
标题者，文之机杼也。一篇公文的各级标题，正如房屋的窗牖和梁柱，支起了整个构架。好的公文标题，不仅使文章的内容串珠成链，环环相扣，也使文章气韵贯通，纲举目张，赋零散的原初材料以生命。因此，精心构思好公文的各级标题，往往使公文拟写收到事半功倍之效。
一、语言要惹眼。公文的标题不一定要追新逐异，极尽辞藻堆砌之能事，但一定得字敲句打，精雕细磨，正如房屋的梁构椽柱一样亮堂、簇新、疏朗，具有很强的视觉冲击力。如果连标题尚且都平淡无奇，索然无味，注定公文的拟写最终是要失败的。而标题惹眼之要，一在新，二在巧，三在高，四在美，五在简。笔者曾看到过某单位半年度工作会议简报的主标题为“弹好上阕，唱响全篇”，就引来一片叫好之声。寥寥八字，既用中国古词的结构譬喻，显示了严密的逻辑关联，出语新颖，又揭示了主要内容，点明了报告主题，颇耐玩味和借鉴。
二、结构要新巧。文章的结构，既体现了通篇的逻辑严密性，又显示了整体的美感。好的结构，能体现作者挥斤运斧的高潮驾驭力，反映作者缜密的构思，也使语言的“砖石”各归其位，各臻其妙。而这样的结构，归根结底要通过各级标题的“支撑”才能得到淋漓尽致的展现。结构“新巧”，要求我们独出机杼，着力在逻辑梳理上下功夫，在内容措置上做文章，在框架设计上有高招。且看一下属单位人员撰写的在全市城管系统年度创满意单位动员大会上的发言稿。文章用大标题《紧扣一个全局做好三份答卷》总领全文，下含三个二级标题，即：答好“目标任务卷”，确保不失责任分；答好“社情民意卷”，努力增加基础分；答好“特色创新卷”，赢取创满附加分。即使不熟悉该单位工作的人，看了上述标题，对文章的结构和要表现的内容也会了然于胸，一下就知其大概。
三、概括要精准。“删繁就简千秋树，标新立异二月花”。一篇公文以至公文每个标题下辖的内容可能有很多，但不可能事无巨细，纤毫毕现，一一尽归之于标题。标题的高度概括性，要求语言一要精。作者要对累积于脑海中的“原料”狠下一番去粗取精、去伪存真的功夫，“淘尽黄沙是到金”，力求在“尺幅之内，展现万千气象”。二要准，能准确概括所统摄内容的标题，最能体现写作者的文字功力。功力的深与浅、厚与薄，就看作者能否用尽可能少的语言“囊括”尽可能多的内容，使题与文严丝合缝，言必有中。如一次外市领导考察杭州数字城管工作，该单位同志撰写了题为《搭建一个平台建立四项机制》的汇报文章，文章包含五大部分：建设纵向到底、横向到边的全市数字城管统一平台，建立信息采集市场化机制，平急转换机制，目标考核机制和为民服务机制。可见，文章的两级标题起到了以一当十、以少总多的效果，高度概括了数字城管的特点，令人历久难忘。
四、立意要高远。立意，既是文章之“魂”，也是标题之“眼”。一般来说，公文在立意上的要求不及文学体裁那般严苛，但立意有没有，高不高，却直接决定了一篇公文的水准和档次，使文章妍媸有别，高下立显。尤其是一些政治性和政策性很强的公文，立意的重要性更是不可小觑。各级各类公文，作为党、政府和相关单位宣传政策、下达指示、部署任务和上下沟通的工具，应紧扣上级各类会议的指示精神，充分体现上级各类文件的政策要求，准确把握当前社会发展的趋势，如此，文章的立意一下子就能上去一个档次，迈上一个新的台阶。这样的“立意”，往往集中反映在文章的各级标题中，成为有机联系全文各个环节和部分的“血脉”。在杭州市委十一次党代会后，市领导深入各部门调研工作落实情况，城管系统撰写的汇报材料紧扣党代会报告相关内容来立意谋篇，既全面报告了当前城管的主要工作，同时又强调了具体工作与市委市政府宏观决策的高度一致性，使文章既有了精度，也有了高度；既有很强的针对性，也有显明的时效性，较好地实现了文章的目的。该报告的题目为：《共建“东方品质之城”建设人民满意城管》；二级标题为：围绕美丽杭州建设，着力深化“四化”管理；围绕生态杭州建设，着力改善民生环境；围绕品质杭州建设，着力打造精品工程；围绕和谐杭州建设，着力破解城管难点。
五、格调要朴实。任何文章都有一定的格调，或俗或雅，或文或朴。除了个别公文体例外，大多数公文无论内容或标题上，文字都应力求简雅明快，有一说一，不故作艰深，不望文生义，不生造词语，不用怪癖词，出语讲求点到为止，与实际相符合。据笔者个人经验，在一般性汇报材料中，以已为百姓熟知的俗语入题，或以生动的譬喻、自然工整的熟词组织文章的标题，往往更能引起读者的共鸣，激发他们浓厚的阅读兴趣。如城管部门要向上级汇报垃圾分类工作的开展情况。垃圾分类是一项全新的工作，离不开社会各界的广泛参与，为此，工作人员的报告稿主标题为《打好“组合拳”，实现“大合唱”》，下有四个二级标题，即：城管领唱，市民主唱，部门伴唱，社会合唱，如此比喻较新颖，结构较新巧，生动而清晰地反映了社会各个层面对这项工作的参与情况以及所发挥的作用。再如，某同志在汇报城管热线工作经验的报告中，就用了这样的大标题：《办好民情线，发挥四作用》；二级标题为：反映社情民意的晴雨表，解决城管矛盾的和事佬，促进工作实施的减压阀和搭建创满工作的新平台，如此比喻，生动形象，扣人心弦。
总之，公文的标题是公文撰写的关键和命门，过了这一关，我们就一定能写出为领导和同行所认可的、高质量的公文来。（原载《应用写作》）
房立洲
常言道：心态决定状态，状态决定成败。事实证明，一个人是否葆有健康的心态，是他保持良好人际沟通、获取事业成功的关键因素。秘书人员长期在领导身边工作，相对缺少自由时间和空间，活多且累，学习、生活以及工作的压力时常会“风乍起，吹皱一池春水”，霎时令他平静的心态浪花叠起，“再难将息”，并进而投射到秘书人员的言行举止中，造成不同程度的负面影响，甚而葬送秘书人员的大好前程。由此可见，始终保持良好的心态，对一名有着远大理想的优秀秘书来说是多么重要。
一、察其何所起：秘书人员心态变动“四重奏”
同常人一样，有些秘书人员面对各方面的压力和烦恼，心态会发生不能自持的变化。撮其要者，大致有：
（一）生活的悲喜。有首歌唱得好：生活是一首歌，吟唱着人生悲喜交加的苦乐年华。其实，每个人都是自己人生主题曲的词曲作者。只不过，生活这首歌的基调是欢乐还是悲伤，是高昂还是低回，是奔放还是沉稳，要看每个人不同的家庭背景、经济基础和人生阅历等。可以说，哪怕各方面条件再优越，现实生活的状况永远都是秘书人员心态的强劲“干扰素”。物价的涨跌，物质的贫富，机会的多寡，健康的好坏等，都是影响秘书人员心态的重要因素。
（二）情感的晴阴。作为一名普通人，喜怒哀乐永远是秘书人员的情感“四季”，构成了他们人生之书的彩色“封面”。情感就像风光无限的湖面，时而波光粼粼，风情万种；时而狂风大作，波翻浪卷；总之，是感应“外在的自然”，随“外在的自然”一起律动。秘书人员的心湖永远都不是风平浪静的，领导的肯定，人际的信任，爱人的宽慰，理想的达成等，能使秘书人员的心空朗日高照；而领导的责备，朋友的背叛，亲人的误会等，却如刀子一样直“剜他的心”，使他的心空不再惠风和畅，“碧空如洗”。这些盘桓心头的“雾霾”，有可能很快就云开雾散，有可能要“淫雨霏霏，连月不开”，那就得看秘书本人的自我排解能力了。
（三）工作的起落。爬坡过坎是生活的真谛，也是工作的法则。工作中遭遇一点波折和意外实属家常便饭，就像乐曲，有高潮就有低谷。囿于工作经历、知识储备、能力禀赋、兴趣爱好等，秘书人员在处事待人，抑或撰文办会上，有的时候可能会感到得心应手，游刃有余，而有的时候困难重重，举步维艰。投射在心态上，则时而豪情万丈，信心满满；时而瞻前顾后，畏首畏尾。因此，如何避免因工作的起落对心态造成的负面影响，不因得喜，不以失悲，始终保持积极向上的工作状态，永远都是秘书人员的“必修课”。
（四）理想的顺逆。张闻天曾经说过：生活的理想，就是为了理想的生活。至于“理想的生活”是什么，个人对待理想的态度如何，因人而异，各不相同。有些秘书除了把仕途升迁当做人生的至高理想外别无所求，甚至为此孤注一掷，不择手段，这样的理想注定是要失败的。而有些秘书对人生有着“精心的设计”，只不过他们的理想不是不切实际，就是缺少持之不懈的努力，抑或太在意一时一事的成败，他们的理想之途也终将荆棘丛生，悲苦常随。还有一些秘书，对人生有着长远的规划和阶段的目标，擅长“于无声处听惊雷”，他们对理想既有准确的定位，又有锲而不舍的努力，纵使前路免不了泥泞和坎坷，但由于初心不改，他们最终在这场“理想马拉松”中笑到了最后。不难看出，能否处理好名与利、大与小、成与败、得与失、远与近等的辩证关系，是他们人生理想遭遇顺境还是逆境的关键因素。
二、审其何所现：秘书人员负面心态“八常痛”
就有些秘书人员而言，因“四重奏”而产生的负面心态大致有八个方面：
（一）骄矜。长期在领导身边工作，领导的器重、角色的特殊、人脉的通达以及常被“高看一眼”的“优势”，时长日久，逐渐在一些秘书心中潜滋暗长成一种“高高在上、志得意满”的优越感，表现为言行，则气焰日盛，倚官仗势，吆五喝六，自以为是，也与身边群众渐行渐远。
（二）负气。这是心理不成熟的表现。有些秘书因工作关系挨了领导“剋”，受了“窝囊气”，不是“大肚能容，容天下难容之事”，而是任性使气，无遮无拦，一任坏脾气如决堤的洪水一般“奔泻”到言行中，整天带着“情绪”处事待人，往往形成情况更糟、情绪更坏的恶性循环。
（三）怨尤。秘书工作着实辛苦，办文，办事，办会，哪一样都不轻松，可谓“眼睛一睁，忙到熄灯”。有些秘书因之认为自己每天“鞍前马后”，理应飞黄腾达，风生水起。在这种心态的支配下，一俟仕途蹭蹬，或他人“捷足先登”，便立马心态失衡，逐渐在“天负我也”的抱怨中迷失自我。
（四）自弃。在生活的艰辛、工作的失意、情感的纠葛等外在的挫折面前，有些秘书不是“愈挫愈奋”、“屡败屡战”，而是如泄了气的皮球、蔫了的茄子一般，彻底失了“龙虎志”，没了“英雄气”，生活没劲头，工作没彩头，人生没奔头，萎靡无劲头，如此的状态，又焉能入领导“法眼”？
（五）郁烦。其主要表现为心事重重，整天闷闷不乐，郁郁寡欢，不论何时何地都披着一件郁闷的外衣，直看得人心里发“毛”。虽说人生不如意事常八九，但生活没有过不去的坎，没有趟不过的河，其实在困顿袭来时咬紧牙关挺一挺也就过去了，实在犯不着整天愁云惨淡，伤己及人。
（六）急躁。对秘书而言，这也是一种十分有害的心态。其集中表现为急于求成和急功近利。一些秘书不讲究办事规律，不遵循主客观条件，不善于因势利导，总想着一鸣惊人，一炮而红，往往“欲速则不达”；还有些秘书信守“利则为之，不利则弃之”，结果“驼子摔跟头，两头不落实”。
（七）侥幸。这是一种典型的“投机”心态。有些秘书面对于名于利“善莫大焉”的活，总想着事事出头，一着不让，而一旦面对那种吃力不讨好的苦差使，则尽可能避而远之。他们整天打着升迁的如意算盘，总以为即使不劳心费神，领导也会安排好一切的。
（八）冷淡。有些秘书由于“烦恼加身”，抑或雄心受损，人生因之失去了“如火的激情”，不仅成天无精打采，灰头土脸，了无生趣，而且对人态度冷漠，对事也一副“事不关己，高高挂起”的袖手姿态，久而久之，会由此衍生出推责、怠惰、自私等消极情绪，还会感染他人，都是十分有害的。
三、究其何所治：秘书人员负面心态“六贴灵”
实践证明，上述负面心态如任由其发展，便会成为贬损秘书形象，恶化人际关系、干扰领导评价、影响事业成功的“定时炸弹”，给集体和个人都留下难以弥合的“痛”。
第一帖：领导的关爱心。毋庸讳言，大部分秘书都有着一颗强烈的上进心，对从事工作怀有发自内心的爱。一般来说，领导和秘书之间由于朝夕相处，往往建立了较深的感情。但这只是一方面，事实上，秘书人员尤其是初出茅庐的秘书，既有着学历高、热情浓、脑子活等优点，但由于年纪轻、经验浅等原因，也有着心理脆弱，情绪不稳，易犯“冷热病”、“幼稚病”、“焦虑症”、“依赖症”等通病。此时，百忙中的领导如果明察秋毫，及时奉上嘘寒问暖的关爱之心，给他们以雪中送炭式的安慰、鼓励和帮助，这犹如冬天燃起的一把爝火，能照亮一颗可能枯寂的心灵，增强他们走出难关的自信和勇气；与此相反，如果领导对此疏于发现，抑或不闻不问，而秘书人员自己又羞于启齿，也许会打湿一面正欲挂起的风帆，使秘书人员的前进之路步履蹒跚。
第二贴：领导的责任心。作为领导，“手心手背都是肉”，单位的任何一名有潜质的职工，都应加大力度用心培养，对积极上进、素质过硬的秘书人员更应如此。笔者以为，在“人才兴国”的时代大背景下，领导同志要树立崭新的业绩观，深刻认识不仅干事创业是业绩，选才育人也是业绩。其实，为单位选用一批能力出众、作风过硬、业绩显著的年轻才俊，又何尝不是为未来事业发展积累了一笔宝贵的财富？实践证明，他们中的佼佼者确实汇成了未来领导人才的“蓄水池”。再者，秘书作为领导的“身边人”，一言一行都在以“领导为师”，其成才率高低也直接可见领导的眼光和水平。因此，领导同志应把对秘书人员的培养当做一份内在责任，做到不怀偏见，去除成见，摒弃个见，切不可因自己疏漏在选人用人上留下遗珠之憾。如此，即便不能个个成才，但领导同志当初的真心培养，也已在秘书心中留下了浓浓春意。
第三贴：领导的宽容心。人无完人，犯些错误在所难免，秘书人员也概莫能外。作为领导，加强对秘书的严格要求自不待言，但一定得以一颗宽广之心包容他们身上暂时存在的缺点和不足，积极创造条件让他们在更大的舞台上锻炼和提高自己。对他们不时发生的小纰漏、小错误，切不要动辄大声呵斥，一路穷追猛打，批得他们体无完肤，好久了都战战兢兢，心有余悸。对他们的批评一定要适可而止，“见好就收”，尽力呵护他们的自尊心；要采取“温情的批评”，对他们的要求尽可以严厉，但感情切不可冷淡；要努力发现他们缺点中的优点，让他们在激烈的“言辞”中感受到领导的“爱之深”和“盼之切”，而不是偏见，不是打击，更不是人格羞辱；领导同志要本着“慧眼识才”和“真心爱才”的宗旨，让他们每接受批评一次，就受益一次，进步一次，就会攒足更大的勇气和自信，一举扫除负面心态笼罩的“阴霾”。此外，对虽有性格瑕疵但又确实优秀的秘书人员一定要“网开一面”，不拘一格，大胆使用，不能因为他们易犯的“小性子”，就将一块尚待雕琢的璞玉束之高阁、弃之如敝屣，如此暴殄天物，岂不可惜？
第四贴：秘书的修为心。前述“八常痛”的存在，既有生活历练不够的原因，也有个性修养不足的缘由，必须潜心修为，强化定力。首先要“修德”。狄德罗说，如果道德败坏了，趣味也必然会堕落。要加深对秘书工作宗旨、目的等要义的认识，正确看待“做事”与“当官”的辩证关系，坚决摒弃“乌纱饥渴症”和“平步青云梦”等“官本位”思想，以不懈的努力求取正当的“附加值”。其次是“修为”。秘书人员要在“同台竞技”中“一枝独秀”，就必须埋头苦干，忙中偷闲，不断地给自己“充电”和“补料”，在向书本、向同事、向实践学习中，及时完善知识结构，逐步拓宽眼界视野，切实增长智慧才干，如此，当好领导同志的“参谋助手”就自会多了几分自信，增了几分淡定，平添几分从容。
第五贴：秘书的平常心。宋代大文豪苏东坡云：古之成大事者，不惟有超世之才，亦惟有坚韧不拔之志。面对生活中的种种不快和不如意，秘书人员一定要善于涵养淡定、平和心态，最终养就一种得失随缘、泰然处之的“大将风度”，正所谓“任凭风吹浪打，我自归然不动”。当前，最紧要的是破人生“五躁”，即：祛除对百姓的狂躁，让身份矮得下来；祛除对前途的焦躁，让心情静得下来；祛除对功利的急躁，让欲望慢得下来；祛除对挫折的暴躁，让期望冷得下来；祛除对干事的浮躁，让耐心沉得下来。“五躁”之“阴霾”散尽，秘书人员的头顶必将是一片朗朗的天。
第六贴：秘书的进取心。秘书人员“人在其位，要谋其政”，不能只安心于“脚踩西瓜皮，滑到哪里算哪里”，更不能因暂时的挫折或失败而失掉人生的志向。志，就是前方的灯塔，要时时牵引自己向更高处攀登。作为领导同志的左膀右臂，任何一名秘书人员，都应把为党工作、服务人民当作一生的志向，把服务领导、当好参谋助手作为实际行动。对秘书而言，当官不应成为目的，更不能成为终极目的，否则，无疑会陷入无限循环的“占更高位子，捞更多票子”的危险游戏，那样不仅断送了自己的青春和前程，也误事害人，为人所不齿。在我国改革大业持续推进的今天，广大秘书人员应自觉把个人的立志成才与实现中华民族伟大复兴的“中国梦”有机结合起来，使其互为表里，时时促进，相得益彰，从而更多造福人民，惠及国家民族，如此，个人的志向也终将发出璀璨的光辉。
（原载《秘书之友》）
房立洲卜珺
作为各级领导的参谋助手，秘书人员不仅要有一根“挟湍墨以起龙蛇之舞”的“笔杆子”，也要有一张“口吐珠玉，舌灿莲花”的“嘴皮子”，随时发挥左右协调、内外沟通的关键作用。但秘书工作的特殊性，决定了秘书人员说话既不能口无遮拦，竹筒倒豆子，也不能凡事三缄其口，不关痛痒。喜好“乱说”或“不说”的秘书，严格意义上都不算是一个“政治合格，军事过硬”的好秘书。因此，为何“说”、是否“说”和如何“说”，对秘书人员而言，不仅可洞见其应裕自如的人生智慧，也是一门必须熟练驾驭的语言艺术。
一、为何说：款款心语显真情
除却“领导”职务，领导同志也如常人一般，有喜怒哀乐，也有缺点和不足。秘书人员长期在领导身边工作，在进言“说”事方面有着别人难以比拟的便利和优势，理当成为时时处处为领导着想，帮助分忧解愁的“得力干将”，无论对领导工作还是生活，都应怀有一腔怜惜有加的款款深情。
（一）曲径通幽，“说”是一盏“指路灯”。在实际工作中，领导同志常常会遇到百思不得其解、一时打不开局面的困顿局面。每每此时，秘书人员一定要充分发挥自己的聪明才智，善于调动自己的知识储备和参谋资源，甚至是广开言路，察纳雅言，及时向领导贡献自己独树一帜的智慧力量，为事情的“柳暗花明”打开一条成功的通道。这样的秘书，才能逐渐成长为领导须臾不可或缺的“左膀右臂”。
（二）醍醐灌顶，“说”是一贴“清醒剂”。领导同志虽身居“要”位，受过严格的党性法纪教育，即使头脑再清醒，一当面对纷至沓来的各种诱惑和时时要遭遇的名节考验，也难免把持不住自己，稍或不慎，便会陷入“陷阱”，给个人、家庭乃至事业造成无可挽回的损失。秘书人员作为“旁观者”，一定要时时备有一桶“凉水”，正当领导遭受欲念“火刑”之时，敢于“兜头”浇下去，帮助领导自拔于“泥淖”。
（三）推心置腹，“说”是一道“连心桥”。秘书人员要立志既当好领导的“勤务兵”，更要做领导的“知心友”。除去工作，领导同志也如常人，有着自己的“八小时之外”，可以用来放松、娱乐、学习等。秘书人员要善于和领导聊家常，谈人生，说志向，讲故事等，通过一朝一夕的相处，深入了解领导的精神世界，增进相互间的感情，不为自己的“小算盘”，只为提高为领导当好参谋、做好服务的精准性。
（四）清风扑面，“说”是一个“减压阀”。领导同志担任着一方经济社会发展的重任，常常面临着改革、发展和稳定的巨大压力，久而久之，也会成为领导不能承受之重，给领导身心造成影响。秘书人员作为领导同志的身边人，一方面要针对领导的思想症结，用语言的和风为领导做好“心理保健”，同时开动脑筋，积极开展相关问题的对策研究，努力赢得各方支持，力求从根本上纾解和端除领导的“心病”。
二、是否说：韬光养晦藏智慧
曾看过一则耐人寻味的网络语：“我们花两年时间学说会话，却要花数十年时间学会闭嘴。很多时候，说，是一种能力；不说，是一种智慧。”确实，在很多时候，“不说”比“说”更需要智慧。总的来看，秘书要坚持“十不说”：
（一）不说过头话。讲话要有底线原则，时时处处保持自己的人格操守，遇事有一说一，有二说二，实实在在，该说的毫无保留，不该说的守口如瓶，违背原则和身份的事更不说，永远都不要说自己不可能办到、或超越现实发展阶段的事情。
（二）不说无头话。无论是给领导当参谋，还是上传下达，秘书人员都不能捕风捉影，道听途说，睁眼说瞎话，而要字字确凿，句句有凭，有的甚至是经过事先的调查实证，经得起实践的检验和事实的证明。
（三）不说空头话。开“空头支票”是秘书要尽力避免的。在领导面前乱表态既要误事，也是不负责任的表现；在同事面前乱许诺不仅践踏了原则，也贬损了领导的威信。因此，秘书人员不只做“语言的巨人”，更要做“行动的巨人”。
（四）不说大头话。所谓“大头话”，就是倚官仗势，拿腔捏调打官腔，吆五喝六耍威风，满嘴衙门调，一口假大空，整天不是以势压人，就是以焰熏人，“门难进，脸难看，事难办”，终将为众人所唾弃。
（五）不说牢骚话。秘书工作很辛苦，起早贪黑无闲日，但这不能成为牢骚满腹的理由。秘书人员如果整日价戾气冲天，怨天尤人，就不自觉地充当了消极思想“鼓风机”，阻遏了正能量的凝聚，产生的消极影响要远甚于一般人。
（六）不说私小话。秘书作为领导的“代言人”，讲话虽不说一言九鼎，也会产生难以估量的影响，曾经羡煞很多人。因此，秘书人员一定要严以律已，不打小报告，不暗自“夹带”打“小算盘”，不以讹传讹说“过嘴话”，不私泄机密捞好处，一切皆出自公心讲话，努力成为净化风气的“推手”。
（七）不说垃圾话。秘书人员受过正规教育，又身在“官衙”，担当着辅助领导、服务百姓的重任，要自觉不说黄段子，不喷垃圾话，一言一行都应温文尔雅，落落大方，堪当楷模，以嘉言懿行引领社会风尚，也展示政府的良好形象。
（八）不说附和话。秘书人员虽服务于领导，但也要有自己独立的人格，敢于表达自己正确的观点。不唯唯诺诺讲违心话，满足于领导说什么是什么；也不做传声筒，不人云亦云一味盲从，不风吹两边倒，丢掉主心骨，以昧失本心的进言混淆领导的判断，进而消解秘书工作的真正价值。
（九）不说虚伪话。“君子坦荡荡，小人常戚戚”。言虽口出，但源自内心。秘书人员要时时怀有一颗真纯之心，对人对事都以客观事实为准绳，不编谎造假，不说半句留半句，不为一己之私对领导极尽阿谀奉承之能事，对他人专打马虎眼，乱涂万金油，惯于和稀泥，否则，人格尽失，曷其有为？
（十）不说鲁莽话。冒失和鲁莽是秘书讲话的大忌，往往造成实际工作的被动。秘书人员在工作中一定要谨言慎行，注重礼仪礼节，熟谙讲话艺术，准确把握讲话的时间、场合、对象、分寸、方式和技巧等。“在适当的时候以适当的方式讲适当的话”，这应成为秘书讲话艺术的最高追求。
二、如何说：腾挪转让讲艺术
民语云：一话能把人说笑了，也能把人说恼了。讲的正是讲话艺术运用所实现的不同效果。秘书人员要达到自己的表达目的，就必须在讲话时练就一口“腾挪转让”的本领，精心钻研讲话艺术，最终成长为一个会说话、能办事的秘书。
（一）情感注入要“诚”。“言从肺腑出，出则动肺腑”。无论与领导抑或同事、他人讲话，秘书人员都必须言辞恳切，出自内心。唯有心诚，设身处地，和盘托出，“打开天窗说亮话”，才能赢得对方的理解和尊重，引起彼此的心灵共鸣。
（二）时间选择要“巧”。“说”的时间选择，对能否“说”成事至关重要。一般来说，秘书人员向领导说“事”，要选择在领导相对空闲的时间，此第一；第二，要瞅准各方面条件都具备的时机；第三，要把握住各方重视的“当口”。否则，“说”的时间不对，不是错了，就是过了，都于事无补。
（三）场所安排要“对”。除了一般性的语言交流，选择在什么场合和领导说“事”，也是很有讲究的，要因事而异，具体情况具体对待。涉及机密的，就不宜在公开场合讲；而需要公开的，则应当开诚布公。选择讲话场所的目的，是要打消领导对因场合而产生后果的顾虑。
（四）对象了解要“透”。说话要有“准星”，离不开对“听话”对象的了解，包括他们的性格、喜好、习惯等。如：领导此类事情的一贯态度是什么，他喜欢什么样的汇报方式，以及对时间、场合有什么特殊要求，等等，只有全面了解了这些，秘书人员才能作出有利于说“成事”的准确判断。
（五）分寸把握要“准”。向领导说“事”一定要把握好分寸，不偏不倚，恰到好处。不能让领导犯难，也不要因自己言辞失当让领导“有失颜面”。秘书人员一定要在“口”边安只开关，当止即止；装根弹簧，伸缩自如；刻枚印章、掷地有声，以自己的人格魅力“感染”领导。
（六）讲话内容要“实”。秘书人员向领导说的“事”，一定先得经过自己大脑的“过滤”，要经过反复的实践验证，千方百计确保所说内容的真实可靠性。在任何时候都不向领导讲尚存在事实疑问、制度漏洞和广泛争议的事，否则，有可能陷领导于困境，当然，也一般逃不过领导的“慧眼”。
（七）技巧运用要“活”。讲话艺术的精髓，集中体现在讲话方式和技巧的运用上。根据事情性质和对象的不同，要随机应变，灵活运用说话的方式和技巧。比如，有的事情宜曲不宜直，有的宜明不宜暗；有的可口头讲，有的宜书面说。当然，最高的技巧是无技巧，“道法自然”是最高境界。
（八）效果实现要“圆”。方式各不同，目的只一个。灵验的总是最好的。在各方的博弈中，左支右绌肯定不行，左右逢源才能最佳。秘书人员要凭着自己的“生花妙嘴”，在各方人员中求得平衡，为“下”办实事，对“上”解难事，达到“双赢”乃至“多赢”，努力实现讲话效果的“峰值”。
（九）过程推进要“匀”。由于事情本身的复杂性，或由于领导事务繁忙，往往不能一“说”即合，一蹴而就。常言道：“心急吃不了热豆腐”。秘书人员一定要保持耐心，淡定洒脱，静观局势的变化，静待事情的转机，静候领导的顿悟，否则，操之过急往往“欲速则不达”，走向事情的反面。
（十）语言表达要“彩”。唐代大诗人白居易曾提出一首好诗要“根情、苗言、华声、实义”。秘书人员“说”事如能达此境界，自然会增加表现力和感染力。“最是书香能致远，腹有诗书气自华”。秘书人员一定要加强自身学习，注重知识、能力、生活和思想的积累，努力把话说得合情合理，绘声绘色，有血有肉，一张口即能赢得“满堂彩”。
（原载《秘书工作》）
汇报稿写作，是机关企事业单位最常见的写作样式之一。各级各类领导莅临视察、调研问题、督办工作，客观上都要求受访单位准备像模像样的汇报材料。可以说，汇报材料是最能体现单位状况、显现领导意图、展现文秘水平的写作样式。写好汇报稿有很多讲究，要做很多准备，但归结起来，笔者以为，一篇成功的汇报稿写作务须弄清“三想”，写好“三响”。
一、弄清来者“想听什么”，“回声”要“响”，切实提高汇报稿的针对性。一般来说，上级领导到一个单位考察调研，不外乎三种情况：一是新任领导履新认门，并就分管工作做一般性了解；二是各级领导就某一项工作做专题性调研；三是区域或行业外领导的业务考察和学习。三种情况，不论领导级别多大，来自何方，都有一个共同点，即都有一个考察动机。对这个“动机”，写作人员“把脉”一定要准，要通过多种渠道打听“风声”，察知“内情”，努力以“口味定菜单”，对来者的兴趣点都要发出不同程度的“回声”，这是决定汇报稿写作成功的关键因素。否则，“所写非所愿，所愿非所写”，最终落了个“两情不悦”。比如，如果是新任领导第一次“登门”，各方面情况都不是太熟悉，在此情况下，机构沿革、职责分工、人员构成、行业特色等基本情况都要作适度的介绍。所谓“适度”，就是笔墨“分寸感”要强，多了来者听不下去，要“腻味”，少了达不到效果，听得云里雾里，有违来者初衷。如果是“顶头上司”就某一项工作深入一线跟踪督办，“用笔”则宜单刀直入，删繁就简，对来者所关心的或曾指示过的事情予以“丁是丁，卯是卯”的“直接回应”。此外，还要根据领导的从政背景、兴趣爱好，脾性习惯等来调整汇报稿的内容安排、层次结构、语气口吻和语言风格等，以求最大程度地实现“对口对味”（如果不考虑“对味”，一个单位只要准备一个通用的汇报稿即可，而事实并非如此，一般领导都要求针对不同的来访目的准备不同的汇报稿）。例如：同是数字××工作，兄弟城市来考察学习的目的各不相同，有的是以了解系统建设为主，而有的是以交流业务运行为主。由此，请看下面两个汇报材料的框架结构，领导“想听什么”对讲话稿写作的影响可见一斑。
版本一：一、基础篇：我市数字××的特点和成效。（一）实施××市场化，促进了街面问题的第一时间发现。（二）完善机制，促进了街面问题的第一时间解决。建成统筹城乡的全市数字××统一平台，强化了综合管理。二、升级篇：我市智慧××的初步实践。（一）改造数字××，打造智慧××日常运行管理平台。（二）优化贴心城管，打造智慧××公共服务与互动平台。（三）提升应急系统，打造智慧××应急指挥平台。（四）扩充集约展示，打造智慧××政策研究分析平台。
版本二：一、我市数字××建设和运行情况。二、我市智慧××工作的新探索。1.打造资源共享、信息互通、智慧高效的信息化平台。2.优化市区协同、高位监督、块抓条保的运行机制。3.培育属地为主、自我发现、基层自治的工作模式。
版本一和版本二针对的都是同样的工作内容，即“在数字××的基础上升级发展到智慧××”。“菜虽然还是这些菜”，做法却各有讲究。版本一针对的是系统外的研究专家，他们想详细了解行业信息化发展的来龙去脉；版本二针对的是外地分管此项工作的领导，他们对本行业的技术发展已经很了解了，而对于从“数字××”向“智慧××”的转型才刚刚开始，他们急于了解这方面的情况，此其一；其二，既是政府领导，不是技术人员，因而考察的重点也就在“管理”上。可见，来者目的不同，写作角度和内容也应有所区别。
二、弄清领导“想说什么”，“心声”要“响”，切实提高汇报稿的主旨性。对本单位领导来说，上级领导来访可能是一次汇报工作、陈述问题、体现成绩、展示自我的“绝佳机会”。本部门领导借此机会“想说什么”，这是决定汇报稿写作重点的另一重要因素，可以说也是本次汇报的“主旨所在”。文秘人员代拟汇报稿一般都是“遵命写作”，有些直接就是对自己领导“口授”的“实录”。因此，在汇报稿写作中体现出本单位领导的意图，在某种程度上说是文稿写作是否成功的最重要一环。文秘人员一定要用手中的这支笔为他撑起这个关键的“场子”，否则，平时再多的付出也将付之东流，徒劳无益。文秘人员对本单位领导的“心声”要心知肚明，专挑领导最想说的说，一字一句都要写到他“心窝里”。否则，你的“调子”再高，“旋律”再美，对领导来说，也是“呕哑嘲哳难为听”。一方面，动笔前可以就专门此事请示领导意见，坚持“靶向写作”，避免“剑走偏锋”。另一方面，文秘人员要做个“有心人”，注重对领导观念、意图、想法的长期记录、搜集和积累，不断提高下笔的“精度”。例如：在一次汇报稿写作上，本部门领导要求笔者在文章开头来一个“开场白”，要能全面地反应几年来单位的工作量和为上级部门所做的贡献。领导的这一思路，要求笔者既要对总体工作有很深的了解，还要有高度的概括能力（对几年的工作做一个总概括，有高度有精度又不与后面的具体叙写重复）；同时，还要起到为下文“渲染氛围定基调”的作用。笔者是如此写的（附后），得到了领导的充分肯定。原文为：回顾这×年，××面临新形势新任务，××也遭遇新机遇新挑战，走在了转型升级的重要关口。回顾这×年，可以说，头绪多、任务重、工作忙是常态，走基层、建机制、强保障是重点，抓落实、求创新、促发展是主线。按照×的要求，我们以“巩固、优化、升级、示范”为要求，重点做好了“三篇文章”：一是在完善机制上夯实“基础篇”。每年通过大量的调研、走访、会商等，不断完善××标准、考核激励机制、处置协调机制以及高频度带队巡查机制等相关机制，力求最大限度地减少“杂音”、增大“和声”、形成合力、提高质量；二是在运行提效上优化“服务篇”。进一步提高×ד三个第一”响应机制的灵敏度，不断拓展时间、区域和内涵覆盖，努力做好为领导、为行业、为市民、为基层“四大服务”，进一步延伸××触角，努力发挥了×ד轻骑兵”、“总抓手”的作用，为××牵头抓总、破难解热、应急抓常、强管利民提供了保障；三是在转型升级上加速“发展篇”。紧跟××发展浪潮，坚持“三实”原则，做好××信息化顶层设计和“一揽子考虑”，坚持××统筹、规划、建设、运行、表达“五管齐下”，既为行业发展提供了支撑，又为解决××潜在性的根本问题提供了契机，进一步擦亮了我市××的“金名片”。三年来……（数据表现）。
几年来的可以写的工作很多，但不能事无巨细，面面俱到。上面例文正是凭着作者对几年来业务工作的深入了解，从繁杂琐细的日常工作中“提纯”了一些结构性的归纳，如：“头绪多、任务重、工作忙是常态，走基层、建机制、强保障是重点，抓落实、求创新、促发展是主线。”这一句，浓缩了很多的内容，句式整齐铿锵，极具张力，有“质”也有“量”，涉及到方方面面而又不零敲碎打，使领导的意图得到了淋漓尽致的体现。
三、弄清自己“想写什么”，“新声”要“响”，切实提高汇报稿的辅政性。除了要遵循两方面领导的“意图”，也不能忽视文秘人员自身的主观能动性。毕竟上面“定调”再高，也还要通过秘书人员手中的笔来表现，写作活动中自始至终都离不开文秘人员思维的创造性参与。这种“创造性”集中表现为文秘人员的新见解、新材料、新手法。由于长期从事文稿写作，秘书人员一般对汇报稿写作都有很深的心得，甚至不排除文秘人员在对某项工作的认识上有高于领导的地方。在汇报稿写作上，秘书人员并不永远都是完全被动的一方。经验老到的秘书也往往在汇报稿写作上能“牵着领导鼻子走”，因在写作上提出的新思路，让领导对他“刮目相看”、“言听计从”。再者，秘书人员自身的学习和独特的视角，以及“上下协调、左右沟通”的角色，使他易于掌握大量的信息，便于找到“印证”领导思路的新材料，有助于在汇报稿上发出颇有见地的“新声”。最后，文秘人员对语言的“驾轻就熟”，以及对“语言创新”的创作冲动，使他不满足于文稿写作的“重复性劳动”，常常会在一些类似内容的表达上运用一些新手法，提出一些新概括，由此给人以耳目一新的感觉，增强了汇报稿的可读性和视觉冲击力。请看一篇汇报稿主体结构的两个版本：一是总体情况；二是三年来主要工作；三是党风廉政建设情况；四是表态发言（第一稿）。一是总体情况；二是业务工作“四步走”，三年来数字（智慧）城管工作有了新成效；三是党风廉政抓“三字”，凝聚了正能量提高了战斗力；四是整改落实交“三卷”，进一步营造风清气正争先创优的好氛围（第二稿）。同是一篇汇报稿，四部分内容都相同，但显而易见，第二稿的内容作了一些新提炼，在语言的“靓度”上要“技高一筹”。个中差异在于：第一稿平铺直叙，永远不会错，哪里都好套，程式化太明显，看不到作者个性化的创造；第二稿的最大特点在于打上了个性思考的显著“烙印”，“四步走”、“三字”、“三卷”的归纳，显明易记，虽然是“新瓶装旧酒”，但毕竟是写出了新东西，写出了不一样，写出了一般中的“个别”，令人过目留痕，过耳难忘。这就是独创性思维的魅力所在。有时哪怕是文章内容或是形式上的一点点创新，也会让人产生极大的视觉冲击和心灵震撼。因此，创新，永远是公文写作的生命所在，也是写作者终其“写作生涯”都要不懈追求的主题。
（原载《应用写作》）
——浅谈公文写作高处着眼的方法
古今中外经典名作的产生，都离不开作家对相关生活的感受和体验。离开了“生活的真实”，是谈不上“艺术的真实”的，更遑论成为传世的精品名作了。屈原有了和楚怀王的矛盾与亡国的忧患，就有了《离骚》；杜甫有了安史之乱中的痛苦流离，就有了《北征》、“三吏三别”；施耐庵深入崇山峻岭攀树观虎多日，就有了“武松打虎”的精彩篇章；曹雪芹有了大家族的破败之痛，就有了《红楼梦》；鲁迅请人讲“押牌宝”、“推牌九”，就有了小说《阿Q正传》中关于赌博的“行话”；柳青写作《创业史》，为了塑造泼妇形象，故意“找骂”；契诃夫为了塑造好“胖子”形象，就用心与各种胖子交朋友。上述事例形象地说明，“脚踩泥土身接地气，感受时代触摸生活”，这是任何一名作家写出力作的不二法门。
因此，对一名公务写作者来说，“躲进小楼成一统，管他冬夏与春秋”、“两耳不闻窗外事，一心只读圣贤书”，都是写出上乘之作的大忌。公务写作者应像作家创作那样“投入”到自己火热的工作中去，在公务知识的海洋中遨游。较之作家写作，文秘人员在公务写作中反映的“生活”要相对单一。文秘人员每天“眼睛一睁，忙到熄灯”,文务、事务、会务、服务等，归根结底，都是“政务”。秘书人员不仅是单位各种政务的亲历者、知情者，更是参与者、推动者。要不断拓宽视野，接触更为广泛的“政务”，上到国家，下到基层，“家事，国事，天下事，事事关心”，写作时就不会“愁米下锅”，立意时自然高屋建瓴，妙笔生花。
公文立意之“高”，主要在思想，也在视野、在格调。例如：
例1：在全国××系统××工作会议上的汇报
××，××中心城市，……前××位。
一流的城市品牌离不开一流的城市环境，一流的城市环境需要一流的城市××。近年来，我市坚持“环境立市”战略，将……使“××”美名更美，环境更靓，展现了新姿。在……等联合主办的“中国最具幸福感城市”推选中，××市连续××年入围并蝉联××。
我市是……并因……命名为工作“××模式”。××指示……
一、坚持“环境立市”，着力提升“××××”的快速响应力。
（一）××城市化进程加快，市民诉求多元化，要求建立××××新模式。
（二）全国××××的兴起与××城市××××现状的发展，催生了××市××××。
（三）××市××××确立“××××”解决机制，使城市××××迈入“快速反应、高效处置、全面覆盖”的崭新时代。
二、围绕“科技强×”，切实增强城市××××的软实力。
“环境也是生产力”，要形成环境综合效益，必须强化管理创新，整合并盘活管理资源，占领制高点。
（一）再造流程，强化管理的协调统一
（二）标准引领，强化管理的刚性执行
（三）监督多元，强化管理的社会协同
（四）科学考评，强化管理的激励机制
三、当好“城市×家”，形成打造“国内最××城市”的合力。
（一）推进专项整治，发挥××××的独特优势。
（二）落实“××”长效，善用××××解决机制。
（三）实现不断拓展，不断放大管理效益。
（四）做好城市××，配合做好综合管理
四、落实“民主民生”，着力提升对社会管理创新的贡献力。
（一）提高问题××率，做好为市民的服务。
（二）发挥窗口作用，开展为社会服务。
（三）围绕破难解困，开展为城市的服务
（四）××直报常报常新，做好为政府服务。
例1中，开头部分将业务工作放置在城市的大背景下来写，气势不凡，格调初显；而后文将围绕“环境立市”、围绕“科技强×”、当好“城市×家”、落实“民主民生”、扣合上级要求，分别撷取工作中的四个重要方面，就把日常的业务工作与时代、城市的“大手笔”有机结合起来，虽则有心为之，却能出之无痕，行文收缩自如，开合有度，排奡有力，将思想的高度、视野的广度和格调的气度淋漓尽致地表现了出来。
要使公文的立意有高度，要求作者的站位要高，眼界要广，气魄要大。所谓“站位要高”，就是看问题不能由于自己的角度立场，而要习惯于站在领导的位置看问题；所谓“眼界要广”，就是在思考问题时要尽可能“跳出小圈子，放眼大世界”，树立纵横交错、经纬交织的思维方法，善于把上下、内外、左右、主次、表里、远近等多种因素结合起来；所谓“气魄要大”，就是不拘牵，不局促，不窄小，“道人所未道，发人所未发”，最终达到“上通云气，下接地气；内怀真气，外露生气”的境界。
“上通云气”。就是紧跟上级党委政府的“指挥棒”，做到“声气相通，心神相应”，思想上和行动上同频共振，保持高度一致。这点要在文章中有突出的体现。大致说来，有“六要”：要和国家的大政方针和总体形势结合起来；要和上级部门的指示精神结合起来；要和主要领导的决策部署结合起来，要和社会发展的滚滚洪流结合起来，要和当前行业发展的主要趋势结合起来，要和本部门的重点工作和特色创新结合起来。例如：
例2：在××系统落实党风廉政责任制会议上的讲话
同志们：
这次培训，主要是进一步学习贯彻党的十八大、十八届三中全会、十八届中央纪委三次全会精神和省、市有关指示要求，深入落实党风廉政建设责任制，全面推进全市××系统党风廉政建设和反腐败工作，确保打造“××××”、“××××”目标的实现。刚才，市纪委××给我们上了一堂非常精彩的辅导课，我听后感到深受教育、很受启发；下午，市纪委××还要给我们上课，希望大家一定要把握机会，认真听、用心记；要将这次学习成果转化运用到实际工作中去。下面……
一、要认清当前党风廉政建设和反腐败斗争的形势。
二、要认清我市××系统党风廉政建设的现状。
三、要认清落实党风廉政建设责任制的意义。
四、要强化“两个责任”，积极为“××××”、“××××”建设履职尽责。
“下接地气”。就是要联系实际，对接基层。立意再高，也不能成为失去根底的“空中楼阁”。思想再有高度，也要能见到来自基层、出自一线的“实货”、“鲜货”，同时也必须是经精心提炼和高度总结过的“精华”，正所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”。例如：
例3：八个“向下”：让杭州××更亲民
一、眼睛下看。二、支点下设。三、身子下蹲。四、服务下送。五、触角下延。六、资金下拨。七、权力下放。八、评价下沉。
“内怀真气”。要见到“两个真”：一是对“上情”和“下情”有“真知”，所引述的观点，所陈述的事实与客观实际高度符合，不过分拔高，也不隔靴搔痒；二是概括和总结有“真功”，寥寥数语，即能“豪华落尽见真淳”，使文章的立意顿时有脱胎换骨之变，上去一个层次。例如：
例4：创××先进党组织上报材料提纲
××党总支在市××党组的正确领导下，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入学习实践科学发展观，围绕市委“一个支部一面旗，一个党员一颗星”的要求，扎扎实实开展党建工作，思想、组织、作风和制度建设取得了新成绩。一是建设一个好班子。二是培养一支好队伍。三是养成一种好作风。四是构建一套好机制。五是创造一份好业绩。具体表现在：创建工作成绩显著；系统建设特色鲜明；服务效能不断提高；“示范效应”不断扩大。
“外露生气”。就是对上级的指示要求有自己独到的理解和概括，引述不落俗套，不生搬硬套，展示出执行单位鲜明的“个性”；对实际情况的梳理和总结准确而深刻，语言具有较强的视觉冲击力，并与上级指示实现有机结合，展现出非比寻常的语言创造力。例如：
例5：在××系统××工作总结表彰会上的发言
××来，我市××的模式建立，有力促进了××问题“××××”的实现，使××工作更为亲民、惠民、利民，市民对××工作满意度逐年提升。据市统计局对××名市民的问卷调查，××年市民对“××××”满意度达到了××%。
一、坚持民主民生，解决了市民关注的大量“小事”。
二、当好“应急卫士”，解决了公共管理的大量“急事”。
三、紧跟城市发展，解决了困扰城市的突出“难事”。
四、落实“三实”原则，实现了少花钱多办事。
罗马不是一天建成的。立意的“高”，要求有基础，也要有技巧，而根本上取决于作者思想认识的高度、知识水平的高度和写作能力的高度。要提升公文立意的“高度”，就必须注重平时的实践修炼。提升立意高度的途径主要有：
一、“自高”。所谓“自高”，就是写作材料本身就因事情重大、影响广泛、意义深远而具有较大的高度，是没吃“生长素”的与生俱来的“高”。例如：
例6：领导干部要做践行“三严三实”的模范
——××市“三严三实”专题党课提纲
同志们：
党的十八大以来，习近平总书记多次强调，党员干部特别是各级领导干部要严以修身、严以用权、严以律己，谋事要实、创业要实、做人要实。为深入推进全面从严治党，中央决定2015年在县处级以上领导干部中开展“三严三实”专题教育。根据中央和××党委的统一部署……的方式正式启动专题教育。
下面，我就此谈些体会和意见。
一、充分认识开展“三严三实”专题教育的重大意义
（一）要充分认识“三严三实”教育是党的群众路线教育实践活动的深化。
（二）要充分认识“三严三实”的丰富内涵。
（三）要充分认识“三严三实”与党的思想政治建设和作风建设的理论实践一脉相承，是党的建设理论的丰富和发展。
二、时刻警醒“不严不实”的现实表现和危害
修身不严的问题。
用权不严的问题。
律己不严的问题。
谋事不实的问题。
创业不实的问题。
做人不实的问题。
三、领导干部要做践行“三严三实”的模范
（一）做到政治坚强，恪守政治规矩。
1、要坚定理想信念。
2、要严守政治纪律和政治规矩。
3、要做秉公用权的“铁面人”。
（二）强化责任意识，做到敢于担当。
1、要强化历史担当。
2、要有战略眼光和战略定力。
3、要不折不扣狠抓落实。
（三）严守从政底线，始终做人干净。
1、要修好为官品德。
2、要争做四强干部。
3、要守住清廉底线。
四、深入推进“三严三实”专题教育
（一）要在强化思想教育上下功夫。
（二）要在把握主题要求上下功夫。
（三）要在抓好推进落实上下功夫。
二、“随高”。所谓“随高”，就是要写的材料本身并不具备明显的高度，只是因为“攀”了“高亲”而被“带高”，正所谓“水涨船高”。例如：
例7：××市××站争先创优活动总结
根据×ד争先创优”活动总体部署，××站结合自身实际，以深入开展学习实践科学发展观和“作风建设年”活动为总抓手，以党工团妇活动为主阵地，大力强化班子建设、队伍建设、制度建设、作风建设和文化建设，进一步营造了争先创优的良好氛围，努力实现了××工作的提质增效。
一、领导高度重视，把好“三道关”。
二、推进班子建设，实现“四个好”。
三、立足全局工作，着眼“五个结合”。
三是“借高”。所谓“借高”，就是本身没有增高的空间，而是“挂羊头卖狗肉”，借用上级部门的地位和权威来给自己“撑台面耀门庭”、“发号令出重拳”。例如：
例8：走科学管理××之路努力实现城市上水平百姓得实惠
——在××系统××年度会议上的工作报告（节选）
