连个件都管不好，你要注意呢
在日常工作中，经常会碰到单位领导或工作人员要一份已经阅过的件，但有些单位的秘工作人员，第一反应是不知失措，往往要花不少时间，才找到件，或者翻箱倒柜，闹得鸡飞狗跳，仍然没有找到件。
一、件找不到，是办室件管理不到位
当前，我国各级党政机关、人大、政协机关、军队机关、企事业单位处理电都有件圈阅制度，最初的发明是源于一次件找不到。据叶子龙同志的回忆，有一天，毛泽东同志要看一份中央工委发来的关于土改方面的电报。胡乔木同志说，这份电报，毛主席已看过，但毛主席说没有看到过。毛主席还打电话给叶子龙：“怎么搞的嘛，连个件都管不好，你要注意呢。”后来，胡乔木和叶子龙商量，凡是给领导的电报都在台头写上名字，阅后签个字。他俩向毛主席汇报了这一想法。毛主席说：“立个规矩也好，没有规矩不成方圆么”，然后他在看过的一份件上面，写下“毛、周、任、贺阅”的字样，然后在“毛”字上画了一个圈，并签上日期。作为一项制度，件圈阅一直坚持到现在。
所谓件管理，是指单位对收到的、制发的各类件在保管、使用、废止、销毁等环节上实行有效的管理。件管理最考验一个单位办室管理工作是否到位，也是办室工作容易“阴沟里翻船”的领域之一。如某市政策研究室一位副主任利用职权，向书要求借阅内部件，理由是写领导讲话料要作参考，书不执行件管理的借阅规定，在未经主要领导批准同意的情况下，把若干件借给了那位副主任。而实际上那位副主任并不是自己要用，而是提供给某大学的老师作课题研究的参考料，结果造成泄密，被严肃查处。因此，各级各单位决不能把严格件管理当作可有可无的小事。
二、强件管理的规范化，前提是坚持制度化管理。
制度具有依托性和保障性特质。制度只有通过贯穿其中，才能形成一种结构性耦合关系。制度建设带有一种自我繁衍、自我扩张、自成一体的内驱力。一项制度发挥作用，通常要依赖于其他相关制度的声援，制度威力源于体系力量。建立件管理制度，是强件管理规范化的逻辑起点。
各级各单位要建立健全本机关的件管理制度，通过规章制度确保管理严格规范。件管理的制度化在一些基层单位如小规模企业、中小学校、社区、村等易被忽视，相对来说，县以上的党政机关、人大政协机关、军队机关及大专院校、规模以上企业等企事业单位比较重视。但制度化不等于规范化。制度化只是提供有章可循，如果落实不了，与没有制度完全一样。如：有一个单位收到了一份上级机密件，这样的机密件在年底要退回到发单位的。按规定应当在当晚把这份件从领导办室收回。结果那天领导把这份机密件带着出差去了。若干天以后，书通过领导的联络员要这份件，怎么也找不到。到年底被上级单位通报批评。
