办会,小细节也很重要(亲身经历)
我在一家事业单位办室工作。前段时间,单位另一个部门筹备会议。部门负责人希望办室能出一个人协助一下,我们主任就派我去了。部门负责人让我开会当天直接去会场,没有交给我具体工作。
会期两天。第一天早上8点半开始开会,我提前小时到达会场,届时,会场已布置完毕。他们部门工作人员都在餐厅用早餐。作为会议协助人员,我想我应该起到会务工作人员的作用。于是,我认真核对了参会人数和座椅数量,无误。接着,我又做了以下工作:
第一、熟悉电梯到会议室的路线。由于开会的地点在一个酒店内,里面有房客入住,来往人数较。该楼层的会议室和转弯也,如果有参会人员找不到会议室,我可以迅速将其接到开会位置。
第二、找到洗手间。由于会议时间较长,难有参会人员想去洗手间的情况。事先知道洗手间位置,我就可以很清楚地指引方向,不至于到时慌乱无措,或者带着参会人员到处找询问。
第三、检查座椅清洁情况。巡视一圈,我发现有两个座椅的椅背有一层灰尘。我猜想,应该是座椅数量不够,临时从仓库搬出来的,服务员只擦了坐的位置,却忽视了椅背。倘若参会领导讲完话,一起身,结果后背一层灰尘,那得尴尬。于是,我用纸巾把两个椅背擦拭干净了。