到机关这么长时间，你会接打电话吗？
电话，是机关经常使用的办用具，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系上下的一种直接快速工具。因此，正确使用电话，提高电话的使用质量，对于迅速传达上级的指示，了解下情，强对各项工作的指导，提高机关的办事效率有着十分重要的意义。正确使用电话是机关干部的基本功，也是最起码的要求。机关干部与电话打“交道”看似是件平常事，但是要使用好电话，发挥其应有的效能，却并不是一件容易的事情。机关干部的思想水平高不高，业务能力强不强，机关工作正规不正规，往往可以从打、接电话和处理电话内容中体现出来。所以，机关干部要提高对使用电话重要性的认识，了解和掌握使用电话的一般常识和程序，把这个“基本功”练好。
一、使用电话的一般程序
（一）打电话
一是打电话前要准备好电话内容。电话内容要提纲挈领，语言简洁，一一事，开门见山，落笔起句都点明通话的目的和结论。电话内容大体分为四个部分:电话的标题、接受电的对象、电话的正、签发机关和日期。电话发出前必须经主管领导审查同意后，方可下发。如以机关名义下发的电话，必须经主要领导批准。打电话前预先准备好，通起话来才能突出重点，抓住中心，条理清楚，避拉杂。
二是注意礼节。当电话接通后，要先问明对方是否是所要的单位，接着主动通报自己的单位、职务、姓名，然后，再客气地问清对方的姓名、职务。在口授电话的内容前，先完成好“开场白”，可以增强双方的亲近感和责任感，便于检查电话内容的落实情况，同时又能缩短通话时间。万一发生电话贻误，也有利于分清责任，总结教训。
三是重要的电话内容要进行复述和核对。向下打的比较重要的电话内容，除了口齿尽量清楚外，对关键词句要以解释。口授完毕后，一般要求对方复述一遍，防止笔误和口误。接收电话的人员在接完上级的重要电话后，应主动要求对方再复述一遍。实践证明，这是纠正对方记录错误的好办法。
四是打不通的电话，要特别注意。有些一般的电话，一时接不通或找不到人，而自己又要处理其他事情，必须指定代理人代为转达，但是事后要有检查，有落实，防止遗忘，在时间允许的情况下，可以再次通知或提醒对方，以示重视。
（二）接电话
一要查明对方的单位、职务和姓名。接到电话后，要主动通报自己的单位、职务、姓名。如对方没有通报单位、姓名、职务，要很客气地询问清楚。如対方通报了，自己没有听清楚，可以在通话前再询问一遍，对方即使是上级机关的负责同志，也要坚持这样做。这是为了便于万一有什么疑问时再请示或协调，也是为了防止坏人利用电话搞诈骗活动。
二要认真做好记录。所接电话一般都应有记录，包括发话单位、授话人、主要内容等都要一一记清楚。记录电话内容时，可采取速记法，先记在草稿纸上，尔后再工工整整地抄写到《电话记录本》上。俗话说，好记性不如烂笔头。不要认为自己的记忆力强，不会忘记，而麻痹大意，草率从事。重要电话应主动要求对方复述，进行核对，防止遗漏。
