公文拟写的步骤与方法

2022-12-08 16:32:29 121
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拟写的步骤与方法

拟写工作的重要性,拟写者的修养,拟写的基本要求以及拟写的步骤和方法。拟写的步骤与方法大体同一般章的写作相似,但是由于在性质、作用及其写作要求上不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题。的拟写通常按以下步骤进行。

一、明确发主旨

任何一份都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发的主旨,即的主题和发的目的,包括以下几项内容:

、件的中心内容是什么?比如布置工作,提出主要抓哪些问题,主要成绩及存在问题,下一步的打算;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决什么问题等。

2、根据件内容,准备采用什么种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级机关来所反映的问题,是写一个指示或复函,还是写一个带有规定性质的通知等。

3、明确件发送范围和阅读对象。比如,是向上级领导机关汇报,还是向下级所属单位介绍和推广工作经验;是给领导干部、有关部门工作人员阅读,还是向全体干部或人民群进行传达等。

4、明确发的具体要求。例如,是要求对方机关了解,还是要求对方机关答复,是要求各收机关贯彻执行,还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。

总之,发必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有首先对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草件。

二、收集有关料,进行调查研究

发的目的和主题明确以后,就可以围绕这个主题收集料和进行一定的调查研究,当然,这也要根据具体情况,并不是拟写每份件都要专门进行这一步工作。例如,拟写一个简短的命令、通知,写一封内容比较简单的函,呈报一项请示等,一般来说不需要专门做收集料和调查研究的工作,在明确发主旨之后,稍考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂,或虽有领导人对问题处理的原则意见,但还没有形成具体有观点和料,还要进行具体分析和归纳;或拟写篇幅较长的件,拟定工作计划、进行工作总结,起草规章、条例,拟写工作指示和领导人讲话等,往往都需要收集有关料和进行一些调查研究工作,因为概念的形成过程,判断的形成过程,推理的过程,就是调查和研究的过程,就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的,但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察,才能反映得比较正确,比较接近客观实际。写出的件要符合实际,也必须经过这样一个过程。

怎样为拟写件收集料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的字料;二是到实际当中收集活料。例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神,上级机关布置的任务,本部门去年的工作计划和工作总结,以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势,今年的中心任务,上级要求;本部门当前的工作状况,存在的有利条件和不利因,有什么潜力;研究针对实际情况应当提出哪些具体指标,需要采取什么保证措施等。再如,拟写一个全面的工作总结,需要查阅原订的工作计划,上级机关颁发的主要的领导性件,这一时期本机关制发的主要件、下属机关报送的主要件,有关的重要会议件,本机关的大事记等;请本机关各个部门的同志开个座谈会,了解各部门的工作情况和工作体会,召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关料的基础上,分析研究主要进行哪几项工作,取得的主要成绩及其原因,工作中的主要经验教训等。

总之,收集料和调查研究,是一个充分酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的,了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃,从感性认识上升到理性认识。

三、拟出提纲,安排结构

在收集料调查研究的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避半途返工。

提纲的详略,可以根据件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的件,可以大致安排一下件的结构,先写什么问题、依次再写什么问题,主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括件共分几个部分,每一部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体料说明等。提纲的字不需要很,也不需要在字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

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