【基本格式】
一、标题
(一)“发文机关+关于+事由+文种”四部分组成,一般发文机关可省略;
(二)标题居中写,如太长可分两行写,上下两行文字居中,转行时避免割裂词语等;
(三)题目已给出标题,切记去掉书名号,直接引用已给标题书写。
二、称呼
(一)严格意义上称为“主送机关”,即这篇公文要写给的“对象”;
(二)法定公文必须写单位名称,事务公文可灵活写,有时可写人的称呼;
(三)居左起顶格书写,称呼后面要用冒号;
(四)主送机关排列原则:首先,“先外后内”,把同是下一级的各地方政府放在前,本机关的职能部门放在后。其次,依党政军群之先后顺序。
(五)标点符号的使用也是有规律的。通常是同级同类机关之间用顿号,同级不同类的机关之间用逗号,主送机关结束之后用冒号。
三、落款
(一)落款包括发文机关和时间,发文机关指写作公文的人所在的“单位”;
(二)日期居右空四格,采用阿拉伯数字书写,如:2017年8月22日;
(三)发文机关以日期中间为准,在日期上居中写发文机关。
备注:
一、法定公文:格式要求严格,语言写作要求规范准确,多以陈述说明方式阐述表达,写作手法直入主题、重点明确、言简意赅,不用过多修饰或堆砌辞藻。
二、事务文书:格式和内容可灵活写,具体写作风格应结合文种、题目要求和材料灵活写,例如像演讲稿、讲话稿、倡议书等语言表达可采用生动、具有感染力的语言。
公文的格式要求
一、版头
1.份号
份号就是公文印制份数的顺序号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。
2.密级和保密期限
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限,应当顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度
紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
如需标注紧急程度,应当顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志
发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
发文机关标志居中排布,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。如上图中的“苏政发〔2013〕×号”。
发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,除标注签发人的情况外,发文字号通常居中排布。
联合行文时,使用主办机关的发文字号。
6.签发人
对于上行文,应当标注签发人姓名。公文中的“签发人”处由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。此时,发文字号居左空一字编排。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。此时,发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
二、主体
1.标题
标题一般由发文机关名称、事由和文种三要素组成,如《国务院关于加强城市规划工作的通知》。在标题的三要素中,有时可省略发文机关名称和事由中的一项或两项,唯有文种不可省略。标题中除了法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。
标题应编排于版头与主体之间的分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关应当编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如前页公文样式中的“各市、县(市、区)人民政府,省政府直属各单位:”。
3.正文
正文是公文的主体,用来表述公文的内容,一般由开头、主体和结语三部分组成。公文首页必须显示正文。
正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明
附件说明包括公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称不加书名号,其后也不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、成文日期和印章
发文机关的署名应当是发文机关全称或者规范化简称,如前页公文样式中标注于印章处下方的“江苏省人民政府”。按照最新规定,党政机关的公文一般都要发文机关署名。
公文的成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排(不加盖印章的公文除外,详见下文),用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
6.附注
附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行,如前页公文样式中的“(此件可自行翻印)”。
7.附件
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
【注意】
此处说的“附件”指附属于公文主件的其他公文或材料,应当另面编排;“附件说明”用来标明附件名称及件数的,位于公文正文下空一行。前页的公文样式中呈现了“附件说明”,即“附件:1.××××××××”,但并未将附件呈现出来。
三、版记
1.抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
如有抄送机关,一般在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。注意,同类抄送机关之间用顿号,不同类的用逗号。
2.印发机关和印发日期
印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般编排在末条分隔线之上,二者位于同一行,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
特定格式
信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人签名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
会议纪要格式
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。其他要素从本标准相关要素说明。
公文用纸
采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为:公文用纸上白边(天头)宽为20mm±0.5mm,下白(地脚)宽7mm±0.5mm,左白边(订口)宽20mm±0.5mm,右白边(翻口)宽15mm±0.5mm。首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样,在调整行距、字距时,每页既可减少1行,每行可减少1―2个字,也可每页增加1―2行,每行增加1―2个字。 公文要双面印刷。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注,置于版心下边缘之下一行,数字左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm,单页码居右空1字,双页码居左空1字。 公文装订与公文排印一致,左侧装订,不掉页。
公文开头十大经典写法
1、根据式
即开头交代行文的根据,以保证发文的法定权威性,一般多用“根据”、“遵照”、“按照”等作为语言标志。用来作为行文根据的,通常是党和国家的某项方针政策、法令法规;上级的文件指示精神;某会的决定以及本单位的实际情况等。
例如《中共中央 国务院关于打赢脱贫攻坚战三年行动的指导意见》开头:
“按照党的十九大关于打赢脱贫攻坚战总体部署,根据各地区各部门贯彻落实《中共中央、国务院关于打赢脱贫攻坚战的决定》的进展和实践中存在的突出问题,现就完善顶层设计、强化政策措施、加强统筹协调,推动脱贫攻坚工作更加有效开展,制定以下指导意见。”
再如《××市商业局关于实行经营责任制的决定》开头:
“根据市委商业改革会议的精神和我局试点的经验,局党委决定……”
2、目的式
即在开头交代行文的目的或意图,开宗明义,以便受文机关明确发文机关的意图,一般常用“为”、“为了”等介词标引。
例如《北京市人民政府 河北省人民政府关于划定官厅水库水源保护区的通知》开头:
“为进一步加强官厅水库水源保护,保障饮用水安全,根据《中华人民共和国水污染防治法》及《饮用水水源保护区划分技术规范》(HJ/T338—2007)有关规定,北京市人民政府、河北省人民政府共同划定官厅水库水源保护区。现就有关事项通知如下……”
3、原因式
即在开头讲明制发文件的缘由,以揭示行文的必然性和合理性,还可昭示行文的必要性与重要性。一般用“由于”、“鉴于”等介词标引。
例如《中共中央关于关心人民群众文化生活的指示》,开头为:
“随着国民经济情况的逐步好转,在人民群众物质生活相应提高的同时,广大群众对文化生活也提出了要求。……”
4、引文式
即指开头先引用文件或领导讲话中的某些句子作为引言或点明主旨。
例如《中共××省委、省人民政府关于印发全省教育工作会议纪要的通知》开头:
“现将《全省教育工作会议纪要》印发给你们,望结合本地区、本部门的实际情况,认真研究贯彻执行。”
5、时间式
即开篇点明某事、某情况的时间,可写具体时间,也可用“最近”、“近来”等模糊度稍大的时间副词,还可用“……之后”句式开头。
如《xx区人民政府关于贯彻饮食卫生现场会决定的报告》开头:“九月二十日,市政府召开饮食卫生现场会,通报了我区x×饭店出卖臭肉包子的情况后,引起区政府的高度重视……”
6、事情式
即开篇简明扼要地介绍事件或情况,给人以清晰印象。
如民政部《关于增加选举工作干部编制名额的请示》开头:
“经中央批准,今年县、乡两级选举的日常工作由民政部门负责。但是在确定民政部门人员编制时,没有选举工作这项任务。为了做好这项工作,需要给民政部门增加必要的编制……”
7、举文式
这是批复、转发、批转、印发通知等文种惯常使用的开头方法。其特点是先列举出所要批复、转发、批转、印发的文件名称(或某时来文,某号文件),紧接着表明态度,或者举文表态合为一句。
例如《国务院关于设立天津港保税区的批复》开头:
“你市《关于将天津港商业性保税仓库扩展为保税区的请示》(津政报[1990]34号)悉。现批复如下……”
8、直述式
这是在开头明确指出背景,及公文所针对的现状,让读者首先明白公文撰制的现实出发点的开头方法。
例如《中共中央国务院关于实施乡村振兴战略的意见》开头:
“实施乡村振兴战略,是党的十九大作出的重大决策部署,是决胜全面建成小康社会、全面建设社会主义现代化国家的重大历史任务,是新时代“三农”工作的总抓手。现就实施乡村振兴战略提出如下意见。”
再如《国务院办公厅关于禁止发放使用各种代币购物券的通知》开头:
“最近,发现少数地区的一些单位向职工发放带有一定面值的‘购物券’、‘信用券’、‘礼宾券’等代币票券,到指定的商店购买副食、日用品等商品。这种行为不仅影响了市场的正常供应,扰乱了金融秩序,逃避了国家对工资和奖金的监督管理,扩大了消费基金支出,而且还助长了不正之风。遵照国务院的决定,特作如下通知……”
9、按语式
这种开头方法事先对公文所反映的核心问题的紧迫性、重要性或社会意义进行强调作结论性的概括,以便读者先得要领。
如《关于分类推进人才评价机制改革的指导意见》开头:
“人才评价是人才发展体制机制的重要组成部分,是人才资源开发管理和使用的前提。建立科学的人才分类评价机制,对于树立正确用人导向、激励引导人才职业发展、调动人才创新创业积极性、加快建设人才强国具有重要作用。当前,我国人才评价机制仍存在分类评价不足、评价标准单一、评价手段趋同、评价社会化程度不高、用人主体自主权落实不够等突出问题,亟需通过深化改革加以解决。”
10、综合式
有许多公文的开头,并非单独使用上述诸种方法中的任何一种方法,而是结合使用两种或两种以上的方法,这种写法即综合式。
例如《广东省查禁淫秽物品条例》开头:
“为维护社会治安秩序,保障社会主义精神文明建设,根据《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国治安管理处罚条例》等有关法律、法规,制定本条例。”
再如《(北京市人民政府通告》开头:
“天安门广场是国家举行政治性集会和迎宾的重要场所,是全国各族人民向往的地方,为了保证天安门广场庄严、肃穆、整洁和良好的社会秩序,根据国家有关规定,特通告如下……”
公文分类方式
一、根据来源的分类
1.收文,是指本机关收到的来自外部的公文。
2.发文,是指由本机关制作发往外部的或只供内部使用的公文。
二、根据形成和使用的具体公务活动领域的分类
1.通用公文,是指党政机关、社会团体和企事业单位普遍使用的公文。包括《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种法定公文、日常事务性公文和法律法规性公文。
2.专用公文,是指在一定的专业机关或专门的业务活动领域内,因特殊需要而专门形成和使用的公文。
三、根据是否涉密和涉密程度的分类
1.普通公文
(1)对国内外公开的公文,是指不涉密,可对国内外公布的公文。
(2)限国内公开的公文,是指不涉密,只在国内公开发布的公文。
(3)内部使用的公文,是指不涉密,只限于本机关或组织系统或专业系统内部使用的公文。
2.涉密公文
(1)秘密公文,是指含有一般的秘密,泄露会使国家或团体的安全和利益遭受损害的公文。
(2)机密公文,是指含有重要的秘密,泄露会使国家或团体的安全和利益遭受严重损害的公文。
(3)绝密公文,是指含有最重要的秘密,或者在一定的时间内,必须绝对地将知情人限定在极小范围内,泄露会使国家或团体的安全和利益遭受特别严重损害的公文。
四、根据对处理时间方面的限制和要求的分类
1.平件,是指无特殊时间要求,按工作常规依次传递处理的文件。
2.加急件,是指内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件。
3.特急件,是指内容非常重要并特别紧急,需立即优先迅速传递处理的文件。
五、根据行文关系的分类
1.上行文,是指下级机关向所属上级机关和上级业务主管部门报送的公文。如请示、报告。
2.下行文,是指上级机关向其所属下级机关制发的公文。包括上级机关对下级机关的行文和上级业务主管部门对下级业务部门实施业务指导责任的行文。如命令(令)、决定、决议、公报、公告、通报、批复等。
3.平行文,是指向同级机关以及不相隶属机关之间相互发送的公文。如:函。
六、根据内容性质的分类
根据内容性质的不同,公文可分为:领导指导性公文、公布性公文、知照性公文、陈述呈请性公文、记录性公文、商洽性公文和证明性公文。
公文种类
根据《党政机关公文处理工作条例》,公文种类主要有15种。按照行文流向,可以分为上行文、平行文、下行文。
上行文:请示、报告、意见。
平行文:函、通知、纪要、议案、意见。其中,意见是重复使用。
下行文:命令(令)、决定、公告、通告、通报、批复、决议、公报、意见、通知、纪要。其中,意见、通知、纪要也是重复使用。
从内容上看,通知可以分为指令性和告知性这两种。通知作平行文使用时,只能是告知性;作下行文使用时,指令性、告知性都可以。
纪要分为交流性和决策性这两种。纪要作平行文使用时,一般是交流性;作下行文使用时,更多是决策性。
此外,议案为行政机关专用的一种文种,党的机关不使用。
起草公文,必须准确地把握公文文种。为此,可以先“三定”:一是认定关系,看收文方是发文方的上级、平级还是下级。二是选定文种,收文方如果是上级,就在上行文中选择文种;如果是平级(双方不相隶属),就在平行文中选择文种;收文方如果是下级,就在下行文中选择文种。三是确定内容,文种一旦选定,就可以准备动笔了。
适用范围
15种公文,有着不同的用途。根据新条例,其具体适用范围如下:
(一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(二)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
微信扫一扫在手机阅读、分享本文
本文标题:公文写作基本格式大全
链接地址:http://www.bibiwenku.com//index/article/detail/detail_id/370238.html
版权声明
作者原创,不允许二次传播,一经发现收回会员权益,追究法律责任。
微信订阅号
联系客服