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开好分会场视频会,这些细节莫忽视【更多免费素材,公众号:公文】
一场优质高效的视频会议,不仅有效减少人员聚集,降低会议成本,更能切实提高工作效率。开好分会场视频会议,以下细节不可忽视:
01
明确传输信号
视频会议一般有指定的传输信号种类,作为统筹分会场的经办人必须向相关部门了解清楚,同一时间是否有其他上级部门召开视频会议,采用该种信号进行传输。
如果有两个或多个会议在同一时间用同一种信号召开视频会议,则应立即与上级部门联系,由上级部门协调并明确是否更改传输信号。
02
了解议程和时长
为提前做好会议准备,经办人要主动与上级部门联系,了解会议议程,弄清楚是否需要分会场参会领导发言。确需发言的,经办人要提前向上级部门了解发言主题、时限、着装等要求,据此通知相关人员准备材料。
会议通知上一般只注明会议开始时间,但领导经常要安排多项工作,参加多项会议,有时上级部门的视频会议结束后,领导会接着召开本级的视频会议,部署相关工作。
为合理安排工作时间,经办人要事先与上级主办部门联系,提前了解该视频会议时长,并据此做好相应安排。
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本文标题:开好分会场视频会,这些细节莫忽视
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